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KURZANLEITUNG„SIMBA SOFTWARE FÜREINSTEIGER“(ERSTE SCHRITTE)Stand: 26.02.2016

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)1Herzlichen Dank für Ihr Interesse an der Simba Software. Mit der vorliegendenKurzanleitung möchten wir Ihnen helfen, die Software zu installieren und die wichtigstenKonfigurationen vorzunehmen, um die Software einsatzbereit zu machen bzw. dieTestphase einleiten zu können.Dazu ist die Anleitung als Schritt für Schritt Anleitung aufgebaut, um Ihnen einfach undschnell die erforderlichen Maßnahmen aufzuzeigen. Zusätzlich steht Ihnen unsertechnischer Support gerne unterstützend zur Seite. Zögern Sie nicht, diesen bei Fragenoder für begleitete Installationen mittels Fernwartungstool zu kontaktieren: Tel. 0711 45124-20.Bei Testversionen steht Ihnen i.d.R. das gesamte Leistungsspektrum der Simba Softwarefür drei Monate zur Verfügung. Nach erfolgter Lizenzierung können Sie Ihre Testversionohne Datenverlust in die gewünschte Vollversion umwandeln und somit nahtlosweiterarbeiten.Bitte beachten Sie auch stets weiterführende, sehr viel umfassendereFunktionsbeschreibungen, welche Ihnen in der Online Hilfe zur Verfügung stehen. DieseKurzanleitung soll Ihnen lediglich den Einstieg und die Erstkonfiguration erleichtern.Bitte beachten Sie unbedingt auch die aktuellen Systemvoraussetzungen!Obwohl alle Anstrengungen unternommen wurden um die Richtigkeit des Inhalts zu gewährleisten, übernimmt weder die Simba ComputerSysteme GmbH noch der Autor die Verantwortung für Fehler oder Inhaltslücken in diesem Dokument oder für fehlerhafte Interpretationendes Inhalts. Alle genannten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)INHALTSVERZEICHNIS1Systemvoraussetzungen . 42Installation. 53Anmeldung . 64Mitarbeiterstammdaten / Benutzerrechte . 74.1Mitarbeiter anlegen . 74.2Benutzerrechte einrichten . 84.3Anmeldung mit eigener Benutzerkennung . 85Programmoberfläche und Menüstruktur . 96Mandantenstammdaten . 107Import Fremddaten . 137.1Import über DATEV-Schnittstelle . 137.2Sonstige Schnittstellen . 137.3Import von GDPdU-Daten . 148Finanzbuchführung . 158.1Buchungserfassung . 158.2Offene Posten . 169Auswertungen . 1710Kanzleiverwaltung . 1811Office Manager . 2511.1 Einstellungen . 2511.2 Archivfelder . 2511.3 Archivtypen . 2611.4 Import vorhandener Dokumente und Neuversorgung mit Simba-Variablen. 2711.5 Schriften anpassen . 2712Sonstiges . 2912.1 Web Support . 2912.2 Bearbeitungssperre . 2912.3 Datensicherung. 30 2016 Simba Computer Systeme GmbH2

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte) 2016 Simba Computer Systeme GmbH3

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)1SystemvoraussetzungenFalls noch nicht erfolgt, machenSie sich bitte zunächst mit denSimba Systemvoraussetzungenvertraut.Die aktuellstenSystemvoraussetzungen findenSie entweder auf der SimbaUpdate-DVD, oder auf unsererInternetseite www.simba.de unddort im geschütztenKundenbereich (Service Dokumentation) unterDownloads Home Dokumente Informationen zu denaktuellen Programmständen. 2016 Simba Computer Systeme GmbH4

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)2InstallationUnsere Installationsanleitungen„Simba Netzwerk“ und „SimbaEinzelplatz“ beschreiben Schrittfür Schritt, wie bei derInstallation vorzugehen ist.Die Installationsanleitungenfinden Sie entweder auf derSimba Update-DVD, oder aufunserer Internetseitewww.simba.de und dort imgeschützten Kundenbereich(Service Dokumentation)unter Downloads Home Dokumente Kurzanleitungen. 2016 Simba Computer Systeme GmbH5

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)3AnmeldungNach dem Programmstart heißtSie das Simba-Programm mitdem Anmeldefensterwillkommen.Da noch keine Mitarbeiter undBenutzerrechte existieren,öffnen Sie nun bitte, ohneEingabe eines Benutzernamensund Passworts, über dieSchaltfläche Anmelden dieSoftware:Im Rahmen der GoBD ist eszwingend erforderlich, dass sichjeder Mitarbeiter mit einergültigen Benutzerkennung undeinem ihm zugeteilten Passwortim Simba-System anmeldet.Da noch keine Eingabe einesBenutzernamens und Passwortserfolgt ist, erscheint eineMeldung. Diese macht Siedarauf aufmerksam, dass dasSystem aufgrund der fehlendenBenutzerrechte zunächstautomatisch einen Benutzer mitder Kennung XXX und demPasswort xxx angelegt hat.Da außerdem erkannt wird,dass noch keine Mitarbeiter imSystem vorhanden sind,erhalten Sie eine weitereMeldung und es wirdautomatisch ein erster, fiktiverMitarbeiter angelegt.Diesen können Sie unterIdentität des Anwendersauswählen.Mittels Mausklick auf OK sindSie nun als dieser Mitarbeiter inSimba angemeldet. 2016 Simba Computer Systeme GmbH6

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)4Mitarbeiterstammdaten / Benutzerrechte4.1Mitarbeiter anlegenEs ist nun wichtig, im Menü Stammdaten System Kanzleiverwaltung Mitarbeiter den fiktiven Mitarbeiteranzupassen.Danach erfassen Sie bitte nochalle anderen Mitarbeiter, die mitdem Simba System arbeitenwerden. Dies ist für die spätereZuweisung der Benutzerrechtezwingend notwendig!Minimalanforderung (notwendigfür Benutzerrechte):In der Registerkarte 1 Adressebelegen Sie bitte unbedingt dieFelder Mitarbeiter,Kurzbezeichnung, Anrede undName.Hinterlegen Sie im FeldMitarbeiter eine freie Nummer (1bis 9999 - bis zu 4 Stellen möglich)und drücken Sie Enter .Für die weitergehende Nutzung inVerbindung mit der SimbaKanzleiverwaltung füllen Sie bitteauch die restlichen Eingabefelderaus.Mit Übernehmen oder OK (wirdbeim Auslösen mit der Enter Taste aktiv) speichern Sie IhreEingaben. 2016 Simba Computer Systeme GmbH7

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)4.2Benutzerrechte einrichtenÄndern Sie im Menü ZentraleDienste Benutzerrechte dasHaupt-Passwort für denSystemverwalter.Hinweis:Der Systemverwalter wird unterder Benutzerkennung XXXgepflegt und besitzt alle Rechte.Nur er kann nach seinerAnmeldung in Simba als XXXBenutzerechte für die Mitarbeiteranlegen.Da der Benutzer XXXausschließlich für administrativeTätigkeiten in Simba verwendetwird ist es notwendig, dass Sieweitere Benutzerrechte erteilen.Die eigentliche Arbeit in Simbawird erst ermöglicht, wenn sich einMitarbeiter mit der vomSystemverwalter zugeteiltenBenutzerkennung anmeldet.Eine ausführliche Beschreibungder Benutzerrechte finden Sie aufunserer Homepage unterwww.simba.de und dort imgeschützten Kundenbereich.4.3Anmeldung mit eigener BenutzerkennungMelden Sie sich nach dem Programmstart bitteim Anmeldefenster mit dem Ihnen zugeteiltenBenutzernamen und Passwort an:Geben Sie beides ein und bestätigen Sie dieEingaben mit Klick auf Start.Im Folgenfenster erscheint Ihr Name im FeldIdentität des Anwenders. 2016 Simba Computer Systeme GmbH8

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)59Programmoberfläche und MenüstrukturDie Programm-Oberfläche zeichnet sich am linken Rand durch eine übersichtlicheMenüstruktur mit farbcodierten, griffigen Icons aus. Die sieben prominent angeordnetenHauptkategorien stehen für die sieben Hauptbereiche der Simba-Anwendung:Rechnungswesen, Jahresabschluss, Steuern, Planung & Controlling, Organisation,Stammdaten und Zentrale Dienste.Hauptkategorien und Menüs sind durch eine Farbcodierung hervorgehoben. Dies ist alsArbeitserleichterung für Sie gedacht, da alle mandantenbezogenen Anwendungen damitnochmals deutlich durch eine bestimmte Farbe hervorgehoben sind.Das Menü basiert auf einer modulorientierten Struktur. Dies erhöht die Übersichtlichkeitsowie die Möglichkeit, zusammengehörende Menüaufrufe auf einen Blick zu erfassen. DerMenübaum ist durch Mausklick auf das das Pin-Symbol rechts neben der Hauptkategorieein- und aufklappbar. Dies soll Ihnen die Möglichkeit bieten, mehr Platz für die Darstellungdes Arbeitsbereiches (Registerkarte) zu erhalten.In der Toolbox können Sie Ihre "Lieblingsmenüs" sammeln. Anstatt sämtlicheHauptkategorien ständig nach dem gesuchten Menü zu durchforsten, platzieren Siegängige Menüs einfach in der Toolbox. Hier können Sie Ihr Menü dann mit einem simplenMausklick auf das Icon öffnen. Die Toolbox ist links unten angesiedelt. Sie umfasststandardmäßig eine erste Auswahl an Menü-Icons. 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)6MandantenstammdatenVoraussetzung für das Bearbeiten einesMandanten ist das Hinterlegen dererforderlichen Mandantenstammdaten und derEinstellungen für die Finanzbuchführung.In die Masken der Mandantenstammdatengelangen Sie über das Menü Stammdaten Mandant Allgemeine Daten . Der Aufruf derAdressdaten erfolgt über den gleichnamigenMenüpunkt bzw. mit der Tastenkombination Strg M .Mittels Klick auf die Schaltfläche Übernehmenspeichern Sie die Eingaben, ohne dabei derMaske verlassen zu müssen. Mit OK speichernSie die Eingaben und schließen die Maske.Pflichtangaben sind: Mandanten-Bezeichnung Mandantentyp/Rechtsform Anrede Name OrtWeiterhin erforderlich sind die Angaben zumzuständigen Finanzamt sowie dieSteuernummer und ggf. die UStId.-Nr. DieseAngaben machen Sie im Menü Stammdaten Mandant Allgemeine Daten Firmendaten Registerkarte 2 Finanzamt/Steuerdaten. 2016 Simba Computer Systeme GmbH10

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Im Menü Stammdaten Mandant Finanzbuchführung Einstell. FiBu - Registerkarte 1 Allgemein hinterlegen Sie denzu verwendenden Kontenrahmen, dieBasiswährung, den Beginn desWirtschaftsjahres und die aktuelleBesteuerungsart.Im Menü Stammdaten Mandant Finanzbuchführung Einstell. FiBu - Registerkarte 2 Kontokorrent aktivieren Sie dieOP-Verwaltung. 2016 Simba Computer Systeme GmbH11

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Im Menü Stammdaten Mandant Finanzbuchführung Einstell. FiBu - Registerkarte 3 Auswertung wählen Sie dieVorbelegung der Darstellungsform der Kontensowie die später in den Auswertungenvorzutragenden Auswertungsschemata für dieSuSa und die BWA.Die Mandantenstammdaten sollten Sie - soweitdies nicht über eine Datenübernahme erfolgt vollständig ausfüllen, da diese Eingaben in denunterschiedlichen Bereichen unserer Softwarezur Verwendung bereitgestellt werden, bzw. füreinen komfortablen Arbeitsablauf notwendigsind.Der Bereich Mandatsverwaltung istausschließlich für die Kanzleiverwaltungrelevant. 2016 Simba Computer Systeme GmbH12

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)7Import Fremddaten7.1Import über DATEV-Schnittstelle13Beim Import von Fremddaten prüfen Sie bitte zunächst, aus welcher Software die Datenstammen, bzw. welches Datenformat verwendet wird. Eine Vielzahl der Fremdprogrammeverfügt über eine sogenannte DATEV-Schnittstelle. In diesem Fall müssen Sie die Datenals EV01 und ED00001 ED99999 (mit Felderweiterung – KNE-Format) oder als DV01und DE001 DE999 (ohne Felderweiterung – OBE-Format) ausgeben. In beiden Fällenkönnen Sie die Daten über die DATEV-Schnittstelle in Simba importieren.Diesen Vorgang führen Sie im Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Buchungsdaten-Import Registerkarte 1 Schnittstellendaten über die Art derSchnittstelle „D DATEV Stamm- / Buchungsdaten im OBE- / KNE-Format“ durch.Verfügt das Fremdprogramm über keine DATEV-Schnittstelle, so prüfen Sie bitte, ob dieAusgabe im ASCII-Format möglich ist. Diese Daten können Sie dann über den SimbaImport-Assistenten übernehmen. Voraussetzung ist das Vorhandensein von Konto,Gegenkonto, Betrag und Belegdatum je Datensatz. Split-Buchungen sind leider nichtmöglich. Die Übernahme führen Sie dann bitte im Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Buchungsdaten-Import Registerkarte 1 Schnittstellendatenüber die Art der Schnittstelle „A Allgemeine Buchungsdaten-Schnittstelle“ durch.Mit Einführung der DATEV-pro wurden neben den bisher üblichen PostversandSchnittstellen (OBE- und KNE-Format), die nach wie vor im Programm enthalten sind,weitere Dateiformate eingeführt. Der Export ist nun im „DATEV-Format“ (erzeugt werdenCSV-Dateien) oder im „ASCII-Format“ (erzeugt werden ASC-Dateien) möglich. Dabei istder Aufbau weitestgehend identisch. Lediglich die Kopfzeilen unterscheiden sichgeringfügig. CSV-Dateien sind ab Zeile 3 zu importieren, ASC-Dateien ab Zeile 2. Inbeiden Fällen führen Sie die Übernahme über den Simba Import-Assistenten durch. Seitder Simba-Version 2.12.70 werden hier bereits vorgefertigte Profile für die Übernahmemitgeliefert.Die Übernahme führen Sie im Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Buchungsdaten-Import Registerkarte A Allgemeine Buchungsdaten-Schnittstelle über die Art der Schnittstelle „A Allgemeine Buchungsdaten-Schnittstelle“ durch.7.2Sonstige SchnittstellenAußerdem werden folgende, weitere Schnittstellen unterstützt: Simba Stamm- und Buchungsdaten BüroWare Stamm-/Buchungsdaten BMD-Faktura Stamm-/Buchungsdaten GOD Buchungsdaten (RZ-CV) IBM Stamm- und Buchungsdaten Lohn-Buchungsdaten (SBS/RKD/Datev) MULTICOM Buchungsdaten (Pflege 98) R2-Logis Stamm- und Buchungsdaten BAUSU-Fakturierdaten VESR Bank-Buchungsdaten (Schweiz) 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)7.314 WP3 Buchungsdaten Dateinamenabhängiges Spezialformat Individuelle Daten mit InterpretationsbeschreibungImport von GDPdU-DatenEine weitere Möglichkeit ist die Übernahme vonGDPdU-Daten. Dabei handelt es sich umDaten, wie sie die Prüfer der Finanzämter zurVerfügung gestellt bekommen. Leider handeltes sich hier nicht um eine einheitlicheSchnittstelle, sondern um einen DatenBeschreibungsstandard (Grundsätze zumDatenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalerUnterlagen, kurz „GDPdU“).Simba unterstützt den Import einer Reiheunterschiedlicher Formate.Die Übersicht soll Ihnen einen Überblickdarüber verschaffen, welche Daten in welchemUmfang übernommen werden aReWe proXXTsenit/WAGODie Übernahme führen Sie im Menü ZentraleDienste Datenverwaltung Buchungsdaten-Import Registerkarte 2GDPdU-Daten durch.Nachdem Sie die Mandanten-Nummer undWährung angegeben haben, wählen Sie bittedie Art der Schnittstelle, den Dateninhalt unddie Quelldatei aus. Optional können Siefestlegen, ob das Fenster nach der Übernahmegeschlossen, oder geöffnet bleiben soll (z.B. fürweitere Übernahmen).Klicken Sie bitte auf OK, um die Übernahme zustarten. Nach erfolgreicher Übernahme wirdIhnen eine entsprechende Meldung angezeigt. 2016 Simba Computer Systeme GmbHXXWerdenfelserXSchleupenXXWP3XXStotaxOPXXXX

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Öffnen Sie die Buchungsmaske über das Menü Rechnungswesen Bearbeiten Buchungen erfassen oder mit Strg B .Im Feld Erfassungs-Nummer können Siemanuell die Nummer des Erfassungskreiseseingeben, in dem Sie buchen möchten.Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter . Mittelsdem Fernglas bzw. F5 können Sie nacheinem bestehenden Erfassungskreis suchen.Neue Erfassungskreis-Nummern hinterlegenSie im Feld Erfassungs-Nummer.Wählen Sie eine noch nicht vergebene ein-,zwei- oder dreistellige Nummer für den neuenErfassungskreis. Die Erfassungskreise 1-299können Sie individuell definieren, dieErfassungskreise 300-899 sind reserviert fürautomatisch gebildete Erfassungskreise und900-999 sind für Dauerbuchungen.Nachdem Sie Ihre Eingaben mit OK bestätigthaben, öffnet sich die Buchungserfassung. Dervon Ihnen ausgewählte Erfassungskreis wirdoben im Feld Erfassungskreis-Nummerangezeigt.Im unteren Teil der Erfassungsmaske, der „Erfassungsleiste“, erfassen Sie Ihre Buchungen.Im mittleren Fensterteil erscheinen die bereits erfassten Buchungen. In der Leiste obenwerden Schaltflächen für zusätzliche Funktionen bzw. Verzweige in andere Programmteileangeboten. Im Tool-Tipp werden weitere Informationen zu den Funktionen gegeben.Bitte beachten: Solange Sie die Buchungen nicht journalisieren, sind diese zunächstvorläufig und können jederzeit von Ihnen verändert oder gelöscht werden. DieJournalisierung stoßen Sie im Menü Rechnungswesen Bearbeiten Buchungenjournalisieren an. Der Menüaufruf kann auch mit Strg J erfolgen. 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)8.216Offene PostenMit der Quick-OPOS-Funktion können Sie Offene Posten ausgleichen, ohne dabei vorherin die OP-Verwaltung verzweigen zu müssen. Voraussetzung ist, dass Ihnen bei derZahlung die Rechnungsnummer bekannt ist. Dies ist die schnellste Art, einenZahlungsausgleich zu buchen.Geben Sie hierzu im Feld Buchungsbetrag die Rechnungsnummer an. Lösen Sie dieseEingabe mit auf O bzw. * aus, so werden automatisch im Hintergrund der passendenOffene Posten mit dieser Rechnungsnummer gesucht und die entsprechendenRechnungsdaten im Buchungssatz korrekt ergänzt. Lediglich der Buchungssatz ist zuüberprüfen und in Einzelfällen zu ergänzen. Im Anschluss daran können Sie die Buchungabschließen.Ist die Rechnungsnummer bei der Zahlung nicht bekannt, so führen Sie später einenAutomatischen OP-Ausgleich durch. Alternativ suchen Sie nach der Rechnungsnummer.Klicken Sie dazu auf dem Feld GegKto auf O bzw. * . Sie erhalten die OffenenPosten des eingegebenen Kontokorrents und können die auszugleichende Rechnungauswählen. Verlassen Sie das Fenster und schließen Sie den Buchungssatz ab, so wirdder Offene Posten automatisch als ausgeglichen gekennzeichnet. 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)917AuswertungenDie FiBu-Auswertungen (Summen- undSaldenliste, Betriebswirtschaftliche Auswertung(BWA), BWA-Monatsübersicht, KontokorrentUmsatzliste, Konto, Journal-Information,Erfassungs-/ Buchungsjournal, OP-/AP-Liste,Kassenabrechnung etc.) führen Sie im Menü Rechnungswesen Auswerten durch.Nach dem jeweiligen Menüaufruf geben Sie im eingeblendeten Fenster bitte zum Abrufder einzelnen Auswertungen die Mandanten-Nummern, den Zeitraum, dieAuswertungsschemata etc. ein. In der Regel sind diese Eingabewerte bereits gemäßden Systemeinstellungen und den Mandanten-Stammdaten vorbelegt.Sobald Sie auf OK klicken, wird die Auswertung am Bildschirm angezeigt. Den Aufruf derSeitenansicht, den Export in unterschiedliche Dateiformate oder den direkten Versand alsE-Mail können Sie jederzeit aus der Bildschirmansicht heraus durchführen.Hinweis:Bitte beachten Sie, dass in der Bildschirmansicht die Auswertungsdarstellung der OPListe, des Sachkonto, sowie des Mahnwesens jeweils in der Einzelansicht erfolgt! Um diegesamte Auswertung auf dem Bildschirm zu sehen, exportieren Sie diese bitte in denFormaten PDF, ASCII, HTML, RTF,XLSX oder als Ablage in den OM. 2016 Simba Computer Systeme GmbH

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)1810 KanzleiverwaltungBestimmen Sie nun den Mandanten,unter dem Sie Ihre eigene Buchhaltungführen möchtenÜber das Menü Stammdaten System Kanzleiverwaltung Abrechnungsbereiche können Sie biszu 99 Kanzlei-Abrechnungsbereicheanlegen.Sie könnten z. B. den KanzleiAbrechnungsbereich 1 mit derBezeichnung „Kanzlei“ anlegen.Zweigniederlassungen, Sozietätenoder andere, getrennt zu erfassendeBereiche würden Sie dann unterseparat angelegten KanzleiAbrechnungsbereichen verwalten.Für die Verbuchung derHonorarrechnung (Transfer in dieFinanzbuchführung) geben Sie bitteeine Mandanten-Nummer (die derKanzlei) an ( Angabe der DebitorenSoll-Stellung).Optional können SieMitarbeiternummern als Kostenstellenoder fixe Kostenstellen, sowie einenKostenträger übergeben.Bitte definieren Sie einmalig einenAuftragsnummern-Bereich und jährlicheinen Rechnungsnummern-Bereich.Die Kanzlei ist somit eingerichtet. 2016 Simba Computer Systeme GmbHIm Beispiel soll die Honorarabrechnung desAbrechnungsbereiches 4 ( „SimbaTestkanzlei“) über die Mandanten-Nummer11296 (Debitoren-Sollstellungs-Mandant Kanzlei) abgewickelt werden.

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Da sich in der SimbaKanzleiverwaltung alles um denAuftrag dreht (darauf werdenTätigkeiten zusammengefasst,Leistungen erfasst und der Auftragwird fakturiert), betrachten wir dieseBereiche noch etwas näher.19Erlöskonten zuordnen:Die ausgelieferten Auftragsarten undTätigkeiten sind lediglich Vorschlägeund erheben keinen Anspruch aufVollständigkeit.Tätigkeiten rufen Sie im Menü Stammdaten System Kanzleiverwaltung Tätigkeiten auf. Die Nummern der Tätigkeitenorientieren sich zwar an denParagraphen derSteuerberatervergütungsverordnung(StBVV), lassen sich jedoch individuellanpassen und beliebig ergänzen.Um eine detaillierte Auswertung zuermöglichen, wird jeder Tätigkeit eineErlösart zugeordnet. Dazu ist eserforderlich, dass Sie den einzelnenErlösarten Menü Stammdaten System Kanzleiverwaltung Erlösarten die Erlöskonten zuordnen.Hier können Sie auch weitereErlösarten anlegen. Jeder Erlösartordnen Sie bitte 4 Erlöskonten zu. 2016 Simba Computer Systeme GmbH für steuerbare Leistungen (19% bzw.7% USt) für steuerfreie Leistungen an Abnehmerim Ausland (ohne UmsatzsteuerErrechnung) nicht steuerbare Leistungen (gem. § 3aAbs. 2 UStG) und. EU-Land nicht steuerbare Leistungen gem. § 3aAbs. 2 bzw. Abs. 4 Nr. 3 UStG) Drittland

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Bei den Auftragsdaten gilt, dass essich hier um Vorschläge handelt, dievom Anwender ergänzt bzw.angepasst werden können. In denAuftragsdaten werden Tätigkeiten, diei.d.R. logisch zusammen gehören alsVorlage für einen Auftragzusammengefasst.Anpassungen und Ergänzungenkönnen Sie im Menü Stammdaten System Kanzleiverwaltung Auftragsarten vornehmen.Im Menü Organisation Auftragsverwaltung Aufträgeverwalten können Sie Ihre Aufträgeanlegen.Anlegen eines Auftrages:Zuerst wählen Sie den KanzleiAbrechnungsbereich aus und gebendann die Mandanten-Nummer ein.Die Nummer des Auftrags wird vomProgramm automatisch, fortlaufendgemäß dem definiertenNummernbereich im KanzleiAbrechnungsbereich vergeben.In der Registerkarte 1 Grunddatenhinterlegen Sie die Auftragsart unddas Per-Datum. Außerdem könnenSie bei Bedarf Informationen zumAuftrag hinterlegen.In der Registerkarte 2 Dispositionwählen Sie den zuständigenMitarbeiter aus.Den Mitarbeiter legen Sie im Menü Stammdaten Kanzleiverwaltung Mitarbeiterverwaltung (gem. Punkt7) an.Bei Bedarf geben Sie bitte noch unterFertigstellungstermin die geplanteZeit bzw. den geplanten Umsatz ein. 2016 Simba Computer Systeme GmbH20

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Die Registerkarte 3 Positionen dientals eine Übersicht der von derAuftragsart übernommenen Positionen(Tätigkeiten), die Sie ggf. ergänzenoder ändern können.Im Menü Organisation Leistungserfassung Leistungenerfassen führen Sie dieLeistungserfassung durch.Der angemeldete Mitarbeiter wirdautomatisch als Mitarbeiter vorbelegt.Das Leistungsdatum wird mit demaktuellen Tagesdatum vorbelegt.Mandant und Auftrag geben Sie bittean, bzw. wählen diese Infos aus.Zeiten können Sie detailliert auf deneinzelnen Auftragspositionen erfassen.Leistungstexte, die später in dieRechnung übernommen werden,können Sie ebenfalls erfassen.Sind alle Tätigkeiten erledigt, sokönnen Sie diese als abgeschlossenkennzeichnen und bei Bedarf miteinem Abrechnungswert versehen.Auch die Leistungsumbuchungenkönnen Sie hier vornehmen. 2016 Simba Computer Systeme GmbH21

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)22Die Fakturierung erfolgt im Menü Organisation Rechnungen Einzel-Honorarrechnung .Geben Sie hier den KanzleiAbrechnungsbereich, dieMandanten-Nummer und den Auftragan.Über die Option „Sammelrechnung“können Sie weitere, mitabzurechnende Aufträge auswählen.Wählen Sie: Rechnung, Gutschrift undVorschuss-Berechnung, dann dieumsatzsteuerliche Zuordnung.Nehmen Sie weitere Einstellungenbzgl. Rechnungsdatum,Rechnungswährung,Gebührenbasis, ZuständigerMitarbeiter, Zahlungskondition vor.Klicken Sie auf OK, um dieAbrechnung zu öffnen.Geben Sie die Abrechnungswerte an,sofern Sie dies nicht bereits bei derLeistungserfassung getan haben.Mittels Bearbeitungsschaltflächenbearbeiten Sie die Rechnung.In der gelb dargestellten Fußzeilewerden Informationen zur Abrechnungdargestellt, die den Benutzer bei derKalkulation unterstützen.Mit dem Ausdruck der Rechnung (mitRechnungsnummer) bekommt derAuftrag den Status „fakturiert“. DieRechnung können Sie so in dieFinanzbuchhaltung übergeben. Honorarabrechnung drucken(vorläufig oder endgültig ohne odermit Rechnungsnummer) Seitenansicht (zur Kontrolle derDruckausgabe) Abweichende Rechnungsanschrift(ermöglicht die Eingabe einer von denStammdaten abweichenden Anschrift) Rechnungsposition oderRechnungsüberschrift löschen 2016 Simba Computer Systeme GmbHAbrechnungswerte löschen

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)23 Rechnungsposition oderRechnungsüberschrift bearbeiten Rechnungsposition de-/reaktivieren(deaktivierte Positionen werden beimDruck nicht ausgegeben) 2016 Simba Computer Systeme GmbHNeue Position (Tätigkeit) einfügenMaximalen Auslagenersatzübernehmen (20% max. 20,00 jePosition)Abrechnungswerte speichern Abrechnung ohneRechnungsnummer drucken(Proberechnung) Leistungsnachweis zumabgerechneten Auftrag Hinweis über den Zeitpunkt derLeistung editieren Weiteren Auftrag mit abrechnen Jahresübersicht derMandatsaufträge aufrufen Mandats-Abrechnungswerteaufrufen Rechnungsdepotaufrufen (mandantenbezogen) Abrechnung schließen(dabei erfolgt eine Abfrage, ob dieAbrechnungswerte gespeichert werdensollen)

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)Abrechnungswerte für Mandantenanlegen:Verzweigen Sie bitte in das Menü Stammdaten Mandant Organisation Mandant Abrechnungswerte .Bei Abrechnungen verwenden Sie bittedie hinterlegten Abrechnungswerte.Sie können Abrechnungswerte fürnormale Aufträge, Pauschalen oderVorschüsse/Abschläge hinterlegen. 2016 Simba Computer Systeme GmbH24

Kurzanleitung „Simba Software für Einsteiger“ (Erste Schritte)2511 Office Manager11.1 EinstellungenDie Einstellungen für den Office Manager werden im Menü Stammdaten System Dokumentenverwaltung Einstellungen Dokumentenverwaltung vorgenommen. Siebestimmen hier u. a. wie der Schriftwechsel erfolgt.Lizenznehmer der Office Manager-Version "Archiv" haben zusätzlich die Möglichkeit, dieautomatische Ablage von Auswertungen im PDF-Format beim Drucken / E-Mail-Versandzu steuern. Ein Überschreiben der abgelegten Auswertungen kann ebenfalls in denGrundeinstellungen gesteuert werden.Durch Aktivierung der Funktion „Versionierung“ können Sie bis zu 5 Änderungsstände fürein Office-Manager-Dokument speichern.Sofern Sie die Schnittstelle „Dokumentenaustausch“ lizenziert haben, können SieDokumente beim Archivieren automatisch für ein externes System bereitstellen: Einstellungen Dokumentenverwaltung Option "Automatischer Export der Dokumentebei Archivierung in den Ordner:" Auswahl eines externes Verzeichnisses, welches beider Archivierung der Dateien im Office Manager automatisch angesprochen wird.11.2 ArchivfelderDie Archivfelder werden im Menü Stammdaten System Dokumentenverwaltung Archivfelder verwaltet. Sie dienen derKatalogisierung von Dokumenten.Sobald Sie die Archivfelder bei derDokumentenerstellung mit Wertenbelegen, bilden sie die EigenschaftenIhres Dokuments. So erleichtern Siesich die Suche nach bestimmtenDokumenten.Standardmäßig werden dieArchivfelder 1-49 mitgeliefert, welchenicht verändert werden können.Im Nummernbereich 50-99 können Sieallerdings benutzerde

Die Programm-Oberfläche zeichnet sich am linken Rand durch eine übersichtliche Menüstruktur mit farbcodierten, griffigen Icons aus. Die sieben prominent angeordneten Hauptkategorien stehen für die sieben Hauptbereiche der Simba-Anwendung: Rechnungswesen, Jahresabs