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snap Adressen selektieren und Etiketten oderSerienbriefe in Word erstellenInhalt1Adressen in snap selektieren . 22Adressen aus snap exportieren . 234562.1Adress-Liste im Excel Format . 22.2Adress-Liste im Text (TXT)Format . 22.3Weitere Möglichkeiten . 3Serienbrief in Microsoft Office 2013 . 43.1Voraussetzungen . 43.2Adressen selektieren . 53.3Adressen exportieren . 63.4Adressen in Microsoft Word 2013 zusammenführen . 7Serienbrief in Microsoft Office 2010 . 94.1Voraussetzungen . 94.2Adressen selektieren . 104.3Adressen exportieren . 114.4Adressen in Microsoft Word 2010 zusammenführen . 12Serienbrief in Microsoft Office 2007 . 145.1Voraussetzungen . 145.2Adressen selektieren . 155.3Adressen exportieren . 165.4Adressen in Microsoft Word 2007 zusammenführen . 17Serienbrief mit Microsoft Office 2003 . 216.1Voraussetzungen . 216.2Adressen selektieren . 226.3Adressen exportieren . 226.4Adressen in Microsoft Word 2003 zusammenführen . 231Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
1 Adressen in snap selektierenIm ersten Schritt selektieren Sie die entsprechenden Adressen. Dazu verwenden Sie die Sucheoder die erweiterte Suche in snap.Um beispielsweise alle Lieferanten anzuschreiben, wählen Sie in der Suche die entsprechendeKategorie aus, indem Sie unterhalb der Kategorie auf das [ ] klicken:Klicken Sie im Dialog „Kategorie wählen“ auf „Lieferanten“ und anschliessend im Suchdialog auf[Suchen], damit alle Adressen der entsprechenden Kategorie angezeigt werden.2 Adressen aus snap exportieren2.1 Adress-Liste im Excel FormatUm eine Liste dieser selektierten Adressen zu erhalten (z.B. für die Kontrolle), markieren Sieeine beliebige Adresse indem Sie 1x darauf klicken und tippen Sie auf der Tastatur CTRL E ein. Nun wird automatisch ein Excel-Dokument erstellt, das alle Adressen mitden in snap angezeigten Spalten ausdruckt. (Klicken Sie in snap mit der linken Maustaste aufeinen Spaltenkopf und dann auf [Anpassen ], um Spalten vor dem Export ein- oderauszublenden.)2.2 Adress-Liste im Text (TXT)FormatMit snap Adressen können Sie eine Textdatei (*.TXT) erstellen, welche als Datenbank für IhreSerienbriefe oder Etiketten dient.Um einen Serienbrief oder Adress-Etiketten zu erstellen, klicken Sie links auf [Serienbrief]:(Die Adress-Selektion in snap Adressen muss weiterhin aktiv sein, es werden also alleAdressen in den Serienbrief bzw. die Etiketten gedruckt, die in snap angezeigt werden.)Wählen Sie über die Auswahlschaltflächedie n.txt".Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snap-tools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht demPlancal-Schulungsraum und kann von Ihrem persönlichen Dateipfad abweichen.Über die Schaltfläche [Erstellen] öffnen Sie Microsoft Word.Wählen Sie in Word [Datei] – [Neu] und dort die Vorlage „Serienbrief“ oder „Etiketten“ aus.2Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
2.3 Weitere MöglichkeitenGeübte Microsoft Office-Anwender können den Serienbrief in Word auch aufgrund der ExcelDatei erstellen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, in snap unter [Export] zu bestimmen, welcheFelder der Adressen exportiert werden.Falls Sie diese weiteren snap Funktionen nutzen möchten, hilft Ihnen unser ServiceDesk gerneweiter; bei Anwendungsfragen bezüglich Word oder Excel konsultieren Sie bitte dieentsprechende Hilfe.Für die weitere Bearbeitung in Microsoft Word vgl. Sie bitte je nach Ihrer Office- bzw. WordVersion das Kapitel 3 für Office 2013, das Kapitel 4 für Office 2010, das Kapitel 5 für Office2007 und das Kapitel 6 für Office 2003.3Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
3 Serienbrief in Microsoft Office 20133.1 VoraussetzungenVorhandene Ordner/VorlagenEs besteht auf dem lokalen oderauf einem Netzlaufwerk (z.B. „J:“)der Ordner „SnapTools\Seriendrucke“.Vorhandene VorlagenIm Ordner „Word-Vorlagen\Snap“sind die Vorlagen abgelegt.ArbeitsgruppenvorlagenIn den [Optionen](Datei/Optionen) von Wordmüssen die Arbeitsgruppenvorlagen angehängt sein.4Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Dies kann im Register „Erweitert“unter [Dateispeicherorte ]gemacht werden.3.2 Adressen selektierenIm ersten Schritt selektieren Sie dieentsprechenden Adressen in snap.Dazu verwenden Sie die Suche oderdie erweiterte Suche.Um beispielsweise alle Lieferantenanzuschreiben, wählen Sie in derSuche die entsprechende Kategorieaus, indem Sie unterhalb derKategorie auf das [ ] klicken:Klicken Sie im Dialog „Kategoriewählen“ auf „Lieferanten“ undanschliessend im Suchdialog auf[Suchen], damit alle Adressen derentsprechenden Kategorie angezeigtwerden.5Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
3.3 Adressen exportierenIn snap Adressen können Sie eineTextdatei (*.TXT) erstellen, die alsDatenbank für Ihre Serienbriefe oderEtiketten dient.Um Adress-Etiketten zu erstellen,klicken Sie links auf [Serienbrief]:Die Adress-Selektion in snapAdressen muss weiterhin aktiv sein,es werden also alle Adressen in denSerienbrief bzw. die Etikettengedruckt, die in snap angezeigtwerden.Wählen Sie über dieAuswahlschaltfläche essen.txt"Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem PlancalSchulungsraum und kann von Ihrempersönlichen Dateipfad abweichen.Bei Mehrplatz-Versionen wird oft dasLaufwerk J: verwendet.6Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
3.4 Adressen in Microsoft Word 2013 zusammenführenNach dem Schreiben der Textdateiwird das Programm Word gestartet.Über die Menüleiste [Datei] - [Neu]und das Wort [FREIGEGEBEN]anwählen.Im Fenster „Neu“ das Register„SNAP“ wählen.Mit einem Doppelklick kann dasEtikett ZF3652 ausgewählt werden.Es erscheint eine Sicherheitsfrage,ob der SQL Befehl ausgeführtwerden soll.Diese Meldung mit [Ja] bestätigen.Hinweis Der Pfad im SELECT *FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\Snapadressen.txtmuss mit dem Export-Pfad undDateinamen aus snap Adressenübereinstimmen. Das Ändern desExport-Pfads ist im nächsten Schrittbeschrieben.7Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Bestätigen Sie das Fenster„Dateikonvertierung“ mit [OK].Ändern des Export-Pfads: Sobaldsich das Dokument geöffnet hat,können Sie über„Sendungen/Empfängerauswählen/Vorhandene Listeverwenden“ die von Ihnenexportierte Datei: Snapadressen.txtauswählen.Über „Sendungen/VorschauErgebnisse“ wird die die Datei:Snapadressen.txt mit demDokument zusammengeführt.Danach wird ein eigenständigesDokument erzeugt, das sichspeichern und/oder ausdruckenlässt.8Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
4 Serienbrief in Microsoft Office 20104.1 VoraussetzungenVorhandene Ordner/VorlagenEs besteht auf dem lokalen oderauf einem Netzlaufwerk (z.B. „J:“)der Ordner „SnapTools\Seriendrucke“.Vorhandene VorlagenIm Ordner „Word-Vorlagen\Snap“sind die Vorlagen abgelegt.ArbeitsgruppenvorlagenIn den [Optionen](Datei/Optionen) von Wordmüssen die Arbeitsgruppenvorlagen angehängt sein.9Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Dies kann im Register„Erweitert“unter [Dateispeicherorte ]gemacht werden.4.2 Adressen selektierenIm ersten Schritt selektieren Sie dieentsprechenden Adressen in snap.Dazu verwenden Sie die Suche oderdie erweiterte Suche.Um beispielsweise alle Lieferantenanzuschreiben, wählen Sie in derSuche die entsprechende Kategorieaus, indem Sie unterhalb derKategorie auf das [ ] klicken:Klicken Sie im Dialog „Kategoriewählen“ auf „Lieferanten“ undanschliessend im Suchdialog auf[Suchen], damit alle Adressen derentsprechenden Kategorie angezeigtwerden.10Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
4.3 Adressen exportierenIn snap Adressen können Sie eineTextdatei (*.TXT) erstellen, die alsDatenbank für Ihre Serienbriefe oderEtiketten dient.Um Adress-Etiketten zu erstellen,klicken Sie links auf [Serienbrief]:Die Adress-Selektion in snapAdressen muss weiterhin aktiv sein,es werden also alle Adressen in denSerienbrief bzw. die Etikettengedruckt, die in snap angezeigtwerden.Wählen Sie über dieAuswahlschaltfläche essen.txt".Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem PlancalSchulungsraum und kann von Ihrempersönlichen Dateipfad abweichen.Bei Mehrplatz-Versionen wird oft dasLaufwerk J: verwendet.11Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
4.4 Adressen in Microsoft Word 2010 zusammenführenNach dem Schreiben der Textdateiwird das Programm Word gestartet.Über die Menüleiste [Datei] - [Neu][Meine Vorlagen] anwählen.Im Fenster „Vorlagen“ das Register„Snap“ wählen.Mit einem Doppelklick kann dasEtikett ZF3652 ausgewählt werden.Es erscheint eine Sicherheitsfrage,ob der SQL Befehl ausgeführtwerden soll.Diese Meldung mit [Ja] bestätigen.Hinweis Der Pfad im SELECT *FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\Snapadressen.txtmuss mit dem Export-Pfad undDateinamen aus snap Adressenübereinstimmen. Das Ändern desExport-Pfads ist im nächsten Schrittbeschrieben.12Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Bestätigen Sie das Fenster„Dateikonvertierung“ mit [OK].Ändern des Export-Pfads: Sobaldsich das Dokument geöffnet hat,können Sie über„Sendungen/Empfängerauswählen/Vorhandene Listeverwenden“ die von Ihnenexportierte Datei: Snapadressen.txtauswählen.Über „Sendungen/VorschauErgebnisse“ wird die die Datei:Snapadressen.txt mit demDokument zusammengeführt.Danach wird ein eigenständigesDokument erzeugt, das sichspeichern und/oder ausdruckenlässt.13Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
5 Serienbrief in Microsoft Office 20075.1 VoraussetzungenVorhandene Ordner/VorlagenEs besteht auf dem lokalen oderauf einem Netzlaufwerk (z.B. „J:“)der Ordner „SnapTools\Seriendrucke“.Vorhandene VorlagenIm Ordner „Word-Vorlagen\Snap“sind die Vorlagen abgelegt.ArbeitsgruppenvorlagenIn den [Word-Optionen] von Wordmüssen dieArbeitsgruppenvorlagen angehängtsein.14Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Dies kann im Register „Erweitert“unter [Dateispeicherorte ]gemacht werden.5.2 Adressen selektierenIm ersten Schritt selektieren Sie dieentsprechenden Adressen in snap.Dazu verwenden Sie die Suche oderdie erweiterte Suche.Um beispielsweise alle Lieferantenanzuschreiben, wählen Sie in derSuche die entsprechende Kategorieaus, indem Sie unterhalb derKategorie auf das [ ] klicken:Klicken Sie im Dialog „Kategoriewählen“ auf „Lieferanten“ undanschliessend im Suchdialog auf[Suchen], damit alle Adressen derentsprechenden Kategorie angezeigtwerden.15Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
5.3 Adressen exportierenIn snap Adressen können Sie eineTextdatei (*.TXT) erstellen, die alsDatenbank für Ihre Serienbriefe oderEtiketten dient.Um Adress-Etiketten zu erstellen,klicken Sie links auf [Serienbrief]:Die Adress-Selektion in snapAdressen muss weiterhin aktiv sein,es werden also alle Adressen in denSerienbrief bzw. die Etikettengedruckt, die in snap angezeigtwerden.Wählen Sie über dieAuswahlschaltfläche essen.txt".Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem PlancalSchulungsraum und kann von Ihrempersönlichen Dateipfad abweichen.Bei Mehrplatz-Versionen wird oft dasLaufwerk J: verwendet.16Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
5.4 Adressen in Microsoft Word 2007 zusammenführenNach dem Schreiben der Textdatei,die als Adressdatenbank erstelltwird, öffnet sich das ProgrammWord.Über die Menüleiste [Datei] - [Neu]Auf der linken Seite „MeineVorlagen “ anwählen.17Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Im Fenster „Vorlagen“ das Register„Snap“ wählen.Mit einem Doppelklick kann dasEtikett ZF3652 ausgewählt werden.Es erscheint eine Sicherheitsfrage,ob der SQL Befehl ausgeführtwerden soll.Diese Meldung mit [Ja] bestätigen.Hinweis: Der Pfad im SELECT *FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\Snapadressen.txtmuss mit dem Export-Pfad undDateinamen aus snap Adressenübereinstimmen.18Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Bestätigen Sie das Fenster„Dateikonvertierung“ mit [OK].Sobald sich das Dokument geöffnethat, ist in der Menüleiste dasRegister „Sendungen“anzuklicken.Mit dem Seriendruck-Vorschau-Iconkann kontrolliert werden, ob dieDatenbank angehängt wurde undwie das Dokument zusammengefügtwird.19Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Plancal empfiehlt, das Dokumentüber die .Mit „Während desZusammenführens bei jedemFehler anhalten und Fehleranzeigen“ wird aus der Text-Datei(DB) und der Vorlageein eigenständiges Dokumenterzeugt, das sich speichernund/oder ausdrucken lässt.20Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
6 Serienbrief mit Microsoft Office 20036.1 VoraussetzungenVorhandene OrdnerEs besteht auf dem lokalen oderauf einem Netzlaufwerk (z.B. „J:“)der Ordner „SnapTools\Seriendrucke“.Vorhandene VorlagenIm Ordner „Word-Vorlagen\Snap“sind die Vorlagen vorhanden.ArbeitsgruppenvorlagenIn Word unter „Extras/Optionen“im Register „Speicherort fürDateien“ müssen dieArbeitsgruppenvorlagen angehängtsein.21Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
6.2 Adressen selektierenIm ersten Schritt selektieren Sie dieentsprechenden Adressen. Dazuverwenden Sie die Suche oder dieerweiterte Suche in snap.Um beispielsweise alle Lieferantenanzuschreiben, wählen Sie in derSuche die entsprechende Kategorieaus, indem Sie unterhalb derKategorie auf das [ ] klicken:Klicken Sie im Dialog „Kategoriewählen“ auf „Lieferanten“ undanschliessend im Suchdialog auf[Suchen], damit alle Adressen derentsprechenden Kategorie angezeigtwerden.6.3 Adressen exportierenMit snap Adressen können Sie eineTextdatei (*.TXT) erstellen, die alsDatenbank für Ihre Serienbriefe oderEtiketten dient.Um Adress-Etiketten zu erstellen,klicken Sie links auf [Serienbrief]:Die Adress-Selektion in snapAdressen muss weiterhin aktiv sein,es werden also alle Adressen in denSerienbrief bzw. die Etikettengedruckt, die in snap angezeigtwerden.Wählen Sie über dieAuswahlschaltfläche essen.txt".Hinweis: Der Dateipfad: "C:\snaptools\Seriendrucke\Snapadressen.txt" entspricht dem PlancalSchulungsraum und kann von Ihrempersönlichen Dateipfad abweichen.Bei Mehrplatz Versionen wird oft dasLaufwerk J: verwendet.22Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
6.4 Adressen in Microsoft Word 2003 zusammenführenNach dem Schreiben der Textdatei,die als Adressdatenbank erstelltwird, öffnet sich das ProgrammWord.In der Menüleiste [Datei] [Neu ]anklicken.Auf der rechten Seite „Auf meinemComputer“ anwählen.23Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Im Fenster „Vorlagen“ dasRegister „Snap“ wählen.Mit einem Doppelklick kann dasEtikett ZF3652 nun ausgewähltwerden.Es erscheint eine Sicherheitsfrage,ob der SQL Befehl ausgeführtwerden soll.Diese Meldung mit [Ja] bestätigen.Hinweis: Der Pfad im SELECT *FROM J:\Snap-Tools\Seriendrucke\Snapadressen.txtmuss mit dem Pfad und Dateinamenaus snap Adressenübereinstimmen.24Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Mit dem Dokument öffnet sich dieSymbolleiste „Seriendruck“.Mit dem Seriendruck-Vorschau-Iconkann überprüft werden, ob dieDatenbank angehängt wurde undwie das Dokument zusammengefügtwird.Mit der Fehlerprüfung„Während desZusammenführens bei jedemFehler anhalten und Fehleranzeigen“ wird aus der Text-Dateiund der Vorlage .ein eigenständiges Dokumenterzeugt, welches sich speichernund/oder drucken lässt.25Dokument-Nummer: SC0010Dokument-Freigabe: CLoErstellt: MPeDatum: 17.10.13
Textdatei (*.TXT) erstellen, die als Datenbank für Ihre Serienbriefe oder Etiketten dient. Um Adress-Etiketten zu erstellen, klicken Sie links auf [Serienbrief]: Die Adress-Selektion in snap Adressen muss weiterhin aktiv sein, es werden also alle Adressen in den Serienbrief b
