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Die eRechnung als Meilenstein für dieöffentliche VerwaltungProjektbericht „Pilotierung eRechnung“Martina Bock, BundesverwaltungsamtSeite: 1
Das BVA im Überblick rund 4.000 Mitarbeiterinnen undMitarbeiter BVA-Haushaltca. 247 Millionen pro Jahr(Einnahmen und Ausgaben) Verwaltung von Haushaltsmittelnfür andere Institutionen in Höhevon ca. 8,2 Milliarden (2013)Seite: 2
Das BVA - Aufgabenschwerpunkte im ÜberblickHeute nimmt das BVA über 150 unterschiedliche Aufgaben wahr,z.B. aus den Bereichen ZuwendungsmanagementÖffentliche SicherheitZentralisierung von Personalkosten und PersonalnebenkostenZentralisierung weiterer Personalaufgaben(u. a. Personalgewinnung, elektronische Zeiterfassung) Zentraler IT-Dienstleister der BundesDeutsche AuslandsschularbeitBAföG und BildungskreditVerwaltungsmodernisierung (z. B. ige Fachaufgaben aus allen BundesressortsZukunftsprojekteSeite: 3
Das BVAHauptsitz ist KölnWeitere Standorte ttgartWiesbadenZeuthenSeite: 4
Ausgangslage im BVA MACH Software flächendeckend im EinsatzoAbwicklung des Haushaltes, der Anlagenbuchhaltung, der Logistikund der KLRoEinsatz der Technologien c/s und WeboVerarbeitung 50.000 Auszahlungen Prozessunterstützung in der Beschaffung und in derRechnungsbearbeitungoGetrennte elektronische Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge mitUnterstützung des MACH Marktplatzes, des MACHInformationManagers und MACH FinanzenSeite: 5
Ausgangslage – Impuls aus der EU Innerhalb der EU jährlich rund 30 Mrd. Rechnungen Anteil elektronischer Rechnungen 10% EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014:Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber, elektronische Rechnungenzu akzeptieren. Deutscher Weg:BMI Handlungsempfehlung ZUGFeRD Format zum DatenaustauschSeite: 6
Ausgangslage – Impulse der Bundesregierung BMF-Schreiben vom 02.07.2012zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 BMF-Rundschreiben vom 17.08.2012zur Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen elektronischenUnterlagen zum elektronischen Rechnungsaustausch BMI-Erlass vom 01.10.2012zur Anerkennung elektronischer Rechnungen im HH-Verfahren Regierungsprogramm „Bessere Rechtssetzung“Ausbau des elektronischen RechnungsverkehrsSeite: 7
Ausgangslage – (Haushalts-)Rechtliche RahmenbedingungenBeachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 BHO und Verwaltungsvorschriften Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatzautomatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesendes Bundes (BestMaVB-HKR) Aufbewahrungsbestimmungen für das Haushalts-, Kassen- undRechnungswesen des Bundes (ABestB-HKR) Verfahrensrichtlinien, GoBS, GDPdU § 14 UStGSeite: 8
Ganzheitliche Workflow-Unterstützung:Beschaffung abeBestellung/MittelbindungLieferscheinSeite: 9
mit anschließender ngSeite: 10
bis zur te: 11
Das Ziel ist omatisierteVerarbeitungeRechnungZahlung eine effiziente und EU-Richtlinien-konforme RechnungsbearbeitungSeite: 12
Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung – bisheriger ProzessPosteingangRechnungscannenFeststellung /AnordnungBuchung /Zahlungsüberwachung rdnungZentrale Buchhaltungim DLZBelegerfassungSeite: 13
Manuelle Belegerstellung - bisheriger ProzessSeite: 14
Neue Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung - KomponentenSeite: 15
Validierung und BelegerstellungNutzen der Validierung Abgleich der Rechnungsdaten gegen die Bestell- und Stammdaten Optionale Übernahme, Verwerfung, Einrichtung der Partnerdaten Referenzierung auf Bestellung, Festlegung, WareneingangVorteile bei der Belegerstellung Übernahme der validierten Daten in die Belegerstellung Kein bzw. nur geringer manueller ErfassungsaufwandSeite: 16
Workflow-gestützte Rechnungsbearbeitung – bisherigerKünftiger rungBelegerstellungFeststellung /AnordnungBuchung /Zahlungsüberwachung rdnungZentrale Buchhaltungim DLZRechnungscannenSeite: 17
Integration der kflowSeite: 18
Einsparpotenzial bei der RechnungsbearbeitungGesamtdauerProzessschritte bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung1,93 minPosteingang2,68minVorbereitung Prüfung6,60min26,84 minFreigabeundZahlungProzessschritte bei elektronischem Workflow (Schätzung)2,68 min 2,20 min 3,01 min 2,20 minPDF10,09 minPDF Kopfdaten5,21 minPDF Gesamtdaten2,20 min*Quelle: BMI /Goethe Universität- Abschlussbericht des Projektes eRechnung Dezember 2012Seite: 19
Vorteile von strukturierten elektronischen Rechnungen Einsparungo Schnelle und effiziente Arbeitsabläufeo Reduzierung von Archivierungstätigkeiten und -flächeno Geringere Druck- und Portokosteno Weniger Posteingangs- und Scan-Tätigkeiten Qualitätssteigerungo Geringere Fehlerrateo Erhöhung der Transparenzo Einhaltung der ZahlungszieleSeite: 20
Vom elektronischen Rechnungseingang zur elektronischen Rechnungsverarbeitung Rechtliche Vorgaben prüfenAuf Ebene des Bundes gibt es keine Hürden zur Einführung vonelektronischer Rechnungsbearbeitung! IT-Infrastruktur / -Sicherheit beachten Bisherigen Geschäftsprozess analysieren Neuen Soll-Prozess modellieren und abstimmen Veränderungsmanagement durchführen Lieferanten informierenSeite: 21
Vorhaben Pilotierung eRechnung im BVA: Status und PlanungMeilenstein 1: Import elektronischer Rechnungen Vorstudie und Technische Rahmenbedingungen Mai bis Oktober 2013 Erstellung und Test Importschnittstelle Oktober bis November 2013 Pilotierung Empfang/Import PDF-Rechnungen ab April 2014Meilenstein 2: Verarbeitung elektronischer Rechnungen inkl. ZUGFeRD Anforderungsaufnahme Oktober bis Dezember 2013 Erstellung Lastenheft Januar bis Februar 2014 Umsetzung in der MACH Software März bis Oktober 2014 Inbetriebnahme/Verarbeitung PDF/A-3 mit ZUGFeRD-XML ab Mai 2015Seite: 22
Die eRechnung beim BundesverwaltungsamtVielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Martina BockTel.: 022899 358 [email protected]: 23
BMF-Rundschreiben vom 17.08.2012 zur Aufbewahrung von aufbewahrungspflichtigen elektronischen Unterlagen zum elektronischen Rechnungsaustausch BMI-Erlass vom 01.10.2012 zur Anerkennung elektronischer Rechnungen im HH-Verfahren Regierungsprogramm „Bessere Rechtssetzung“ Ausbau des elektronischen Rechnungsverkehrs
