123doku.com

Was heißt Datensicherung konkret? Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durchversehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandeswiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch dieKonfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichtetenDrucker. Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oderWechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Siekomplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern. Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll.Denn die Datenbestände können, zum Beispiel beim Wechsel derProduktlinie, nicht mehr in die neuen Programme eingelesen werden.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 30

Was heißt Datenarchivierung konkret?Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten.Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen (§ 239 und § 257 HGB, § 146 und § 147AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichernInhalte sind durch eine Suche auffindbaralle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbarInhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mitzukünftigen EDV-Systemen lesbar seinCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 31

Abgrenzung Sicherung und ArchivierungMerkmale der Revisionssicherheit: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung Schutz vor Verfälschung Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Sicherheit vor VerlustCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 32

Ziele des digitalen Langzeitarchivs:Reduzierung Papieraufkommen artbalance/ fotolia.comCopyright by DATEV eG artbalance/ fotolia.comDATEV eGSeite 33

Auswahl des Cloudanbieters oft schwierig / untransparentCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 34

Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage)Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu derenVerständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigeOrganisationsunterlagen10 Jahreempfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe6 JahreBuchungsbelege10 Jahresonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung vonBedeutung sind6 JahreCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 35

GoBDGrundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern, Aufzeichnungenund Unterlagen in elektronischer Form sowie zum DatenzugriffDATEV eG

Kurzüberblick GoBD Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen derFinanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigenAufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zubeachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit (1. Januar 2015) die bishergeltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit fürsonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere auch fürEinnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme derBuchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft,Lohnabrechnung, Zeiterfassung).Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 37

Elektronische Betriebsprüfung - welche Daten sindbetroffen?(Vor-)Systeme ng fürLohn o. FakturaCopyright by DATEV eG(Haupt-)Systeme esabschlussAPGewinn .LohnabrechnungBerechnungen vonDie GoBD beziehen sich sowohlauf das Haupt(buchführungs)system als auch auf etwaigeVor- und NebensystemeDarlehen, änderungen.AnlagenbuchführungArchivsysteme(DMS, Worm, Raid etc.)DATEV eGSeite 38

GoBD – Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit I Wann ist ein IT-System betroffen und zu analysieren?GoBD: Wenn es Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichertoder übermittelt, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somitaufbewahrungspflichtig sind. Dann ist es Teil des „IT-Buchführungssystems“Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 39

GoBD – Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit I Welche IT-Systeme gehören typischerweise zum IT-Buchführungssystem?GoBD: Das Haupt (Buchführungs-)System sowie Vor- und Nebensysteme(z. B. Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronischeWaagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DokumentenManagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des Systems kommt es bei der Beurteilung nicht an.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 40

GoBD – Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit II Welche Daten sind buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig und somitaufbewahrungspflichtig? ( steuerrelevante Daten)Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen undUnterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zumVerständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenenAufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 41

GoBD – Prüfung der grundsätzlichen Betroffenheit II Steuerrelevant sind Daten aus Geschäftsvorfällen, die als Betriebsausgaben oder alsBetriebseinnahmen verbucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe dessteuerlichen Gewinns auswirken(z. B. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen). Daneben sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen steuerrelevant, die als Belege fürsolche Geschäftsvorfälle oder zu deren Dokumentation dienen.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 42

GoBDÜberblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess.BelegfunktionJeder Geschäftsvorfall mussbelegt werden.Beispiele:Rechnung,SchnittstellenDatei aus gseingangsbuch,Rechnungsausgangsbuch inFaktura-SystemFinanzbuchführung mitNebenbüchernAnlagen-, OffenePosten- Lohn gund maschinelleAuswertbarkeitvon digitalenBelegen, steuerrelevantenDokumenten,Grundaufzeichnungen undBuchungenBeachten Sie auch Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1080608 mit übergreifenden Informationen zu den GoBD und klären Sie offene Fragenund Handlungsnotwendigkeiten mit dem steuerlichen Berater.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 43

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Unveränderbarkeit?Copyright by DATEV eGDas zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafürbieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), dieeinmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg,Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohneKenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälschtwerden können (GoBD Rz. 108).DATEV eGSeite 44

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Festschreibung von Buchungen Die von den GoBD erstmals konkretisierte Frist für die Festschreibung (bis zum Ablauf desFolgemonats) führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung amTermin der UStVA als spätestem Festschreibungszeitpunkt, weil in diesem Zuge die Datenerstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden und derNachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt besonderenAnforderungen unterliegt (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit).Dabei sind auch Vor- und Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze verarbeitetwerden.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 45

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen undStammdaten Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangeneaufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronischeDokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf derAufbewahrungsfrist gelöscht werden. Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellenDatenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alleEinzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus denVor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 46

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Bestimmte Formate (Microsoft Office) und Aufbewahrungsformen (z. B. Dateisystem)erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder IT-gestützte Aufzeichnungen müssennachvollziehbar sein (z. B. durch Historisierung, Protokollierung,Verfahrensdokumentation).Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 47

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD konformaufbewahrt werden? Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischenDokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicherenDokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System müssen zusätzlicheMaßnahmen ergriffen werden (GoBD Rz 110). Kombination aus regelmäßigen Sicherungen Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der MaßnahmenCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 48

Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form(GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronischeDokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dorteingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf derAufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlichin ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer derAufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangeneRechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 49

GoBD-Zertifizierung möglich?Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante IT-Buchführungssystem(Gesamtheit aus Hardware/Software/Organisation) von der Finanzverwaltung als„GoBD-konform“ zertifizieren zu lassen? Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung undKombination der DV-Systeme sowie deren individueller praktischer Einsatzlassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zurKonformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu.„Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keineBindungswirkung (GoBD Rz. 179).Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 50

Inhalte, Begriffe der GoBD (nicht abschließend)Erleichterungen und sonstige Möglichkeiten Kontierung auf dem (Papier-)Beleg kann unter bestimmten Umständen wegfallen.(DATEV Unternehmen online-Szenario und elektronisches Bankbuchen ist damitgedeckt) ZUGFeRD-Standard wird explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten für diemaschinelle Auswertbarkeit akzeptiert. Fehlen von Verfahrensdokumentationen führt nicht zwingend zur Verwerfung derBuchführung (Zugeständnis an gelebte Praxis) Möglichkeit des ersetzenden Scannens (elektronische Archivierung inkl. Vernichtungvon Papierbelegen) wird auf die Ebene der GoBD akzeptiert und konkretisiert. Klarstellung: Keine Aufbewahrungspflicht für E-Mails, wenn diesen nur „Transportfunktion“ zukommt (Vergleich Papierumschlag/z. B. für angehängtePDF-Rechnung).Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 51

Teil 2:Erweiterungsthemen eRechnung/Archivierung ZUGFeRDErsetzendes ScannenDigitaler BelegaustauschDokumentenmanagement/DMSCopyright by DATEVeG52DATEV eG DATEV eG

Digitalisierung - GoBD ZusammenhängeTrend zur Digitalisierung, ZUGFeRD, ersetzendes ScannenGoBDErsetzendes ScannenAufbewahrungspflichtvon elektronischenBelegen, Daten ausVorsystemen undStammdaten(Bare und r Belegeund - und Ausgangsrechnungen als PDFEin- und Ausgangsrechnungen als PDF mitXML-RechnungsdatenDatenPDF u./o. ZUGFeRDCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 53

ZUGFeRDZentraler User Guide des Forums elektronische RechnungDeutschlandDATEV eG

Europa: Formate heute und Ausblick100 %90 %reineStrukturdatenEDI, XML80 %70 %HybridPDF, XML60 %50 %elektronischeBilderPDF etc.40 %30 %20 %10 %0%Quelle: Billentis, 20162000Copyright by DATEV eG20102020DATEV eGSeite 55

ZUGFeRDGrundlagen FeRDFeRD:Ergebnis:Forum elektronische Rechnung DeutschlandUnabhängiger Mittler an der Schnittstelle vonMinisterien, Verbänden und sgemeinschaft fürwirtschaftliche Verwaltung e. V. Eine nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen,um Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen inDeutschland zu schaffen. Aufgabe:Thema „elektronische Rechnungen“ unter technischen, geschäftlichen,wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowiegeeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischerRechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. www.ferd-net.deCopyright by DATEV eG(XML-)RechnungsdatenZUGFeRD:Zentrale User Guide desForums elektronischeRechnung DeutschlandDATEV eGSeite 56

Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3PDF-Rechnungmit integrierterXML-DateiCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 58

Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-FormatKennung ZUGFeRDWertekontrolle ZUGFeRD-DatenDaten direkt in ErfassungsfelderCopyright by DATEV eG aus RechnungBankverbindungsdatenDATEV eGSeite 59

ZUGFeRD-Umsetzung in den DATEV-AnwendungenDigitales Belegbuchen: ZUGFeRD-Dokument aus Belege online buchen Copyright by DATEV eGKennung ZUGFeRDWertekontrolle ZUGFeRD-DatenDaten direkt in der BuchungsmaskeDATEV eGSeite 60

Ersetzendes ScannenDATEV eG

Prozess der heutigen Digitalisierung von 3)4)5)6)7)PapierdokumenteScannerAblage der PapierdokumenteDigitalisierte DokumenteUser PCsDigitale Post (Email)Digitale Daten aus anderen SystemenCopyright by DATEV eG73DATEV eGSeite 62

Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitunganaloge hungAblagedigitale BelegbearbeitungPosteingangScannen und UploadVernichten derPapierunterlagenCopyright by DATEV eGRechnungsbearbeitungBuchungsvorschlagdigitale Ablagerevisionssicheres Archivanaloger Prozess: aufwendig nicht transparent hohe Fehlerquote teuerdigitaler Prozess: effizient und transparent Ordnung der Ablage einfache Suche unterstützte Erfassung(OCRBuchungsassistent) nachvollziehbarerProzess (durchDokumentation) Sicherheit der DatenDATEV eGSeite 63

Vorteile für das UnternehmenUnternehmensprozessewerden noch weiter optimiertschneller, ortsunabhängigerZugriff auf alle BelegeArchivflächen undProzesskosten werdenreduziert„Einmalaufwand“ sorgt fürlangfristige VorteileVerschlankung der Ablageweniger Aufwand bei derSuche nach digitalenBelegen DATEV eGCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 64

Voraussetzungen für das Ersetzende ScannenWas ist Ersetzendes Scannen?Kann ich meine Belege nachdem Scannen wegwerfen? Empfehlung bisher: Nein. Empfehlung künftig:Ja, wenn bestimmteVoraussetzungen erfülltwerden. DATEV eGCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 65

Voraussetzungen für das Ersetzende ScannenVoraussetzung für die Vernichtung der tationrevisionssicheres Archiv für eineunveränderbare Speicherung derBelege, wie z. B. DATEV UnternehmenonlineProzesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bishin zur Vernichtung müssendokumentiert seinCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 66

Rechtliche Hintergründe zum Ersetzenden ScannenAktuelle RechtslageHandels- und SteuerrechtDie Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig,sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.Beweiskraft vor GerichtGescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit denselben Beweiswertwie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente.Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalbhier eine Risikoabwägung stattfinden muss.Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z. B. notarielle Urkunden, Mietverträge mit übereinem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt werden.Sonstige rechtliche AnforderungenKönnen für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden.Copyright by DATEV eGDATEV eGSeite 67

Was ist eine Verfahrensdokumentation?Eine Verfahrensdokumentation ist eineBeschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen . Einleitung2. Rahmendaten und Organisation3. Rechtliche GrundlagenSie soll die Nachvollziehbarkeit derdigitalen Buchführung sicher stellen.4. Anforderungen und Kontrollziele5. Allgemeiner Überblick über dieLösung6. Darstellung der Prozesse7. Darstellung der technischenRessourcen8. Beschreibung des internenKontrollsystems9. Verweis auf mitgeltendeUnterlagenCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 68

Digitalisierung Belegaustausch(Buchführung Online)Wie kommt der digitale Beleg in die Buchhaltung?DATEV eG

Lohn Vorerfassung online – ÜbersichtCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 75

Dokumentenmanagement (DMS)DATEV eG

Einsatzszenario RechnungsprüfungVom Rechnungseingang bis zur BuchungWorkflowUnterstützungdurch:Beleg- bzw. Rechnungseingangscannen Weiterleitungsfunktionindexieren zur Kenntnisnahme zur ErledigungPrüfung und FreigabegeprüftBeleg digital buchengebuchte Belege werden Genehmigungsprozessefür Datenaustausch mitKanzlei exportiertOriginal andas ArchivgeprüftCopyright by DATEV eGDATEV eGSeite 77

Rechnungsprüfungsprozess mitDATEV DMS Rechnungsprüfung classicZuweisung der Prüfer des g wesentlicher Bestandteileder RechnungsachlichePrüfungPrüfung der Position des BelegsBuchungsfreigabemanuelle Verbuchung in DATEVMittelstand Faktura undRechnungswesen proBuchungFreigabe des Belegs zur Buchung,direkter Zugriff auf den Beleg ausDATEV DMS classic proCopyright by DATEV eGKonfigurationsmöglichkeiten:weitere Prozessschritte,betragsabhängige Schritte,Vier-Augen-PrinzipDATEV eGSeite 78

Wie können Aufzeichnungen bzw. Dok

Rechtliche Rahmenbedingungen für elektronische Rechnungen Elektronische Archivierung (inkl. GoBD) . BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, . und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff GoBD. DATEV eG