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CCoverstory„Unterlagennach Rücksprache mitIhrem Steuerberater zügigvorlegen.“Alwin Stamm„Ordnungsgemäße Buchführungist Unternehmersache und nichtSache des Steuerberaters.“Silke Mann„Sie müssen nur beantworten, wasSie wirklich wissen, nicht was Sieschätzen.“„In unserem,Backoffice‘steht mir einkompetentesTeam zurSeite.“Stefan Lupp22CLIPS September 2017„Die Kassenführung ist derHauptangriffspunkt underforderthöchste Aufmerksamkeit.“Volker NaumannFotos: PrivatStefan Dax

Schwerpunkt BetrieBSprüfungFinanzen im Griff?Der Brief vom Finanzamt ist da: Es findet eine Betriebsprüfung bei Ihnen statt. Dieserkann man nicht entgehen, aber sich sehr gut darauf vorbereiten. Mit geordnetenUnterlagen und Detailwissen können Sie der Prüfung in aller Regel gelassen entgegensehen – und das Ergebnis sogar zu Ihrem Vorteil beeinflussen. Friseurunternehmer,Steuerberater und Experten erzählen von ihren Erfahrungen und verraten, wie auch Siesich am besten auf den Betriebsprüfer vorbereiten. T E x T: N a D I N E S c h wa R zVolker NaumannDipl.-Kaufmann und -Volkswirt,Steuerberater„Ab 2018 wird die Finanzverwaltung eine hohe Anzahl nicht angekündigtersogenannter Kassennachschauen in Friseursalons durchführen. Grundsätzlichsind dann folgende Unterlagen bei Verwendung einer hoffentlich GoBD-konformen elektronischen Kasse vorzulegen: Kassenberichte, Zählprotokolle,Bedienungsanleitung, Stammdatenänderungen, Verfahrensdokumentation.Bleiben Sie während einer Betriebsprüfung ruhig und kooperativ. Sollten erhebliche formelle Mängel festgestelltwerden, ist mit einer Betriebsprüfungzu rechnen. Diese erstreckt sich grundsätzlich auf die letzten drei beim Finanzamt eingereichten Jahresabschlüsse. Aufgrund der festgestellten Mängelkann die Kassenführung verworfenwerden. Dann würde unter Umständendie Einleitung eines Steuerstrafverfahrens folgen und die Erweiterung desPrüfungszeitraums auf weitere drei Jahre. Die Folge wären erhebliche Einnahmenzuschätzungen und damit sehr hohe Steuernachzahlungen, die auch nochmit sechs Prozent jährlich verzinst werden. Die Beilegung dieses Verfahrenswäre mit der Zahlung einer hohen Geldbuße verbunden.Um Ihren Salon auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten, verwenden Sie unbedingt eine GoBD-konforme elektronische Kasse. Drucken Sie jeden Tageinen Kassenbericht aus und ordnen dieentsprechenden Ausgabenbelege dazu.Fertigen Sie täglich ein Zählprotokollan. Haben Sie die oben genannten Unterlagen für eine Kassennachschau immer griff bereit im Salon. Die Kassenführung ist der Hauptangriffspunkt derBetriebsprüfer und erfordert höchsteAufmerksamkeit!“Alwin StammInhaber Concivitas Consult GbR„Mit gezielter Vorbereitung und etwasDetailwissen können Sie Betriebsprüfungen gelassen und selbstbewusst entgegensehen. Die Prüfung gliedert sich indrei Phasen: In der 1. Phase meldet sichder Prüfer an. Sie können auf den Beginn der Prüfung sowie den Ort Einflussnehmen. Legen Sie nicht gleich Einspruch ein, das vergiftet die Stimmungim Vorfeld. Suchen Sie das persönlicheGespräch und tragen Sie Ihre Argumente vor (Urlaub, Abwesenheit Buchhalter/Steuerberater, großes Kundenaufkommen, Personalengpässe etc.). Siekönnen damit Zeit gewinnen, um dieUnterlagen der entsprechenden Prüfungsjahre (in der Regel drei) auf Vollständigkeit zu sichten. Benennen Sie vorder Prüfung die Ansprechpartner undwelche Aufgaben der Steuerberater inder Prüfung übernimmt. Klären Sie außerdem dessen Honorar für die Prüfungsbegleitung.In Phase 2 beginnt die eigentliche Prüfung. Diese startet mit einem Einführungsgespräch auf sachlicher Ebene.Ohne Steuerberater können persönlicheFragen aufkommen, die, scheinbar unverfänglich, bereits Bestandteil der Prüfung sind und das Ziel haben, Wahrheiten aus Ihnen herauszukitzeln. DerPrüfer muss alle Anfragen an den Ansprechpartner schriftlich stellen. LegenSie die entsprechenden Unterlagen nachRücksprache mit Ihrem Steuerberaterzügig vor. Vermeiden Sie lange Wartezeiten für den Prüfer, da er ansonstenZeit hat, in weiteren Prüf bereichennachzuforschen.Die 3. Phase beinhaltet den Prüfungsabschluss. Beantragen Sie hierzu eine Abschlussbesprechung. Zur Vorbereitungauf diesen Termin bitten Sie den Prüfer,seine Feststellungen schriftlich mitzuteilen. Sie können sich dann mit IhremSteuerberater auf das Gespräch vorbereiten und mit belegbaren Argumentensowie Unterlagen eventuell drohendeSteuernachzahlungen mindern. Da diePrüfer nach Abschluss der Betriebsprüfung meistens keine Zeit mehr haben,Stellungnahmen zu schreiben und sichmit neuen Argumenten auseinanderzusetzen, sind sie häufig zu Kompromissen bereit.“Silke MannInhaberin und Geschäftsführerinicono germany GmbH„Eine anstehende Betriebsprüfung bereitet mir keine schlaflosen Nächte – esist ein ganz ,normaler‘ Vorgang für Unternehmen unserer Größe. Die Prüfungen haben sich in den letzten Jahrensehr verändert: So wurde die reguläreBetriebsprüfung um die elektronischeKassenprüfung durch finanzamtseigeneEDV-Spezialisten erweitert, die Prüfungdurch die Deutsche Rentenversicherungbeinhaltet jetzt auch die Prüfung derKünstlersozialabgabe und derCLIPS September 201723

CcoverStory: erfolgcoverStoryAusgleichsabgabe nach dem Schwerbehindertengesetz. Meinen Erfahrungennach braucht niemand Angst zu haben,der sein Unternehmen den sich stetigverändernden Anforderungen an dieUnternehmensführung und die Buchführung mit den dazugehörenden Dokumentationen über die Betriebsabläufeanpasst.Die administrativen Aufgaben für einenselbstständigen Friseurunterunternehmer haben sich stark verändert und nehmen viel Zeit in Anspruch. Und wasviele nicht wissen: eine ordnungsgemäße Buchführung ist Unternehmersache und nicht Sache des Steuerberaters!Für mich ist es selbstverständlich, dassich mich beim Thema Buchhaltung undSteuern permanent informiere und weiterbilde.Insbesondere die Anforderungen an eine Kassensoftware mit Einführung derGoBD sind durch die Finanzverwaltungsehr hoch geworden. Wir sind technischin der Lage, minutengenau Kassenvorgänge all unserer Filialen elektronischin unser DATEV-Buchhaltungssystem zuübertragen. Der noch diskutierten LiveÜbertragungen aller Kassenvorgänge andas Finanzamt sehen wir deshalb gelassen entgegen.Die Entwicklung, immer mehr Friseurunternehmen zu prüfen, finde ich positiv. Es gibt zu viele ,schwarze Schafe‘, dieversuchen, sich mit Schwarzgeldzahlungen an Mitarbeiter oder unkorrektenUmsatzangaben einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen – diese dürfen beieiner Betriebsprüfung gerne ins Schwitzen kommen.“Stefan LuppInhaber Lupo - über kurz oder lang„Zu Beginn meiner Selbstständigkeitmusste ich mich natürlich in all dieseDinge erst einmal hineindenken undhabe mir die Fragen gestellt, wie ichsinnvoll alle Unterlagen ordnungsgemäß und strukturiert sortiert bekomme, sodass unser Steuerberater sielückenlos und fehlerfrei weiter auf bereiten kann für eine mögliche Steuerprüfung.Heute bin ich weitaus gelassener. Nichtnur, weil mir die Zusammenhänge undNotwendigkeiten im administrativen24CLIPS September 2017Bereich wesentlich vertrauter sind, sondern auch, weil mir mittlerweile in unserem ,Backoffice‘ ein kompetentesTeam zur Seite steht und wir Hand inHand zusammenarbeiten. Wenn zumBeispiel eine Warenlieferung kommt,prüfen wir sie umgehend auf Richtigkeit nach Bestellvorgaben. Danach gehen alle Belege sowie Rechnungen,samt der täglichen Geschäftseinnahmen zu meiner Assistentin, die wiederum alles für das Steuerbüro aufbereitet. Dieses kümmert sich um den Rest.Administrative, steuerrechtliche undMitarbeiterfragen werden engmaschigund zeitnah zwischen uns geklärt. Dasollte nichts mehr schief gehen!“Stefan DaxFirmeninhaber, UnternehmensberaterSchaefer & Partner Consulting„Meine Erfahrungen mit Betriebsprüfungen reichen von ,sehr angenehm‘bis zu ,an der Grenze des Ertragbaren‘.Damit meine ich sowohl das Verhaltender Betriebsprüfer, als auch den Prüfungsprozess als solchen. Grundsätzlich gibt es in den meisten Fällen nichtszu befürchten, wenn der Unternehmersich korrekt verhält und gut mit seinemSteuerberater zusammenarbeitet. Besonders auf den Wareneinsatz sollteman achten. Bei jedem über 15 Prozentist Vorsicht geboten. Der Prüfer machtzwar keine einfache Zuschätzung, allerdings müssen Sie diesen gut erklärenkönnen, ansonsten ist eine sehr intensive Umsatzprüfung zu erwarten.Mein Professor für Steuerrecht, ein ehemaliger Betriebsprüfer, hat mir ineinem persönlichen Gespräch erklärt,dass die Karriereleiter eines Betriebsprüfers insbesondere davon abhängt,wie schnell und wie viel zusätzlicheSteuergelder er für die Finanzverwaltung eintreibt. Und die meisten Prüfer,die ich kennengelernt habe, gehen bereits mit der vorgefassten Meinung inden Betrieb, dass der Unternehmer wissentlich und absichtlich steuerlichbetrügt.Meines Erachtens ist der größte Fehlerbei Schätzungen, die große Unwissenheit und Auskunftsfreudigkeit derUnternehmer selbst. Auf diese Aussagen beruft sich der Prüfer. Als Unter-nehmer sind Sie zur Mithilfe der Aufklärung verpflichtet, aber Sie müssennur beantworten, was Sie wirklich wissen, nicht was Sie schätzen!“Herbert J. KötterGeschäftsführer Dietz CoiffeurCosmetic Team GmbH„Eine Außenprüfung durch eine Betriebsprüfungsstelle ist für ein größeres Unternehmen üblich. Trotzdemnehmen wir die Ankündigung immersehr ernst. Allerdings bereiten wir unsnicht erst mit der Prüfungsanordnungvor. Gute Vorbereitung bedeutet füruns eine sehr gut nachvollziehbareBuchhaltung, saubere Abläufe von derKasse im Salon bis hin zur Steuererklärung sowie eine durchdachte Archivierung. Wichtig ist aber auch, dass allesteuerrelevanten Vorgänge vertraglichsauber abgebildet werden und bei einfachen Vorgängen zumindest mit entsprechenden Protokollnotizen hinterlegt sind. Fragen der Außenprüferdirekt mit den entsprechenden Belegen, Notizen, Verträgen, etc. korrektund umfassend zu beantworten, gibt,Pluspunkte‘! Auch ,Kleinigkeiten‘ zählen: Unsere Prüfer bekommen ein schönes Büro, werden mit Getränken versorgt und zum Essen mit denMitarbeitern eingeladen. Fragen zu Buchungen werden direkt beantwortetund Unterlagen zeitnah aus dem Archiv vorgelegt. Das alles führt zu einemangenehmen Miteinander, und im offenen Gespräch bekommen wir Hinweiseauf mögliche Einwände, die in derSchlussbesprechung diskutiert werden.Das gibt die Möglichkeit, sich auf dieseThemen mit externen Helfern (Steuerberater, Jurist, etc.) sorgfältig vorzubereiten. So konnten wir bei der aktuellstattgefundenen Schlussbesprechungeinige Punkte wie ,Rückstellung fürPunkte aus der BeautyCard‘ mit Vorlageentsprechender Rechtsprechung zurückweisen und die Finanzverwaltungmit guten Argumenten überzeugen, dieRückstellungen zu akzeptieren. Im Bericht blieb dann noch eine Veränderung der Abschreibungen von Unternehmenskäufen übrig. In diesem Fallhaben wir unsere Argumente schriftlich vorgetragen und um Abände-

Schwerpunkt BetrieBSprüfung„DieBetriebsprüfung stelltdie Steuerehrlichkeitfest.“Udo Brand„Unternehmer sein bedeutet,sein Unternehmenzum betriebswirtschaftlichenErfolg zu führen.“Dennis Machts„Optimale Vorbereitungerleichtert einiges – fürden Prüfer und den Betrieb.“Ute NiekeFotos: Privat„Wir bereitenuns nichterst mit derPrüfungsanordnung vor.“Herbert J. Kötter„Wir empfehlen,regelmäßigdie Salonzahlenin den Fokuszu stellen.“Joachim CastorCLIPS September 201725

CcoverStory: erfolgrung gebeten. Wir würden uns nichtscheuen, die umstrittene Rechtsfragevor dem Finanzgericht zu klären.“Dennis MachtsGeschäftsführer D. Machts GroupGmbH„Erstaunlicherweise läuft mir bei demWort Betriebsprüfung kein Schauerüber den Rücken. Ein elektronischesKassensystem, eine eigene Buchhalterin, verschiedene Kontrolleinstrumente innerhalb der Filiale, die zusätzlich Querverweise zur Abrechnungleisten, ein Warenwirtschaftssystem,was genau kontrolliert, was rein- oderrausgeht, geschulte Salon-Manager, dieauch den wirtschaftlichen Teil einesStores verstehen, ein Steuerberater, dermich schon viele Jahre begleitet, undnatürlich die eigene Weiterbildung indiesem Bereich lassen mich beruhigtschlafen.Man sollte jederzeit in der Lage sein,einem Prüfer detailliert jede Quittungund Buchung zu erklären – das hatmir schon in Abschlussgesprächen geholfen, viele 1.000 Euros zu sparen. Ichdenke, Unternehmer sein bedeutet heute mehr, als nur ein guter Friseur oderChef zu sein. Es bedeutet vor allem,sein Unternehmen zum betriebswirtschaftlichen Erfolg zu führen!“Ute NiekeMitinhaberin Beauty Point Hairdesign,Freelancer für Revlon„Im Sommer 2016 hieß es bei uns: Steuerprüfung. Natürlich erst einmal einkomisches Gefühl. Da ich für die Buchführung in unserem Betrieb zuständigbin, habe ich den Fragebogen durchgearbeitet. Wie viele Haarfärbungen werden nach einer Dauerwelle durchgeführt, wie viel Shampoo wird proHaarwäsche benutzt – ich hatte Angstvor nicht konkreten Angaben, die danngeschätzt werden. So setzte ich auf optimale Vorbereitung und schrieb zudem Fragebogen auch einen ausführlichen Brief, um unsere Arbeitsabläufe,Preisgestaltung oder Verbrauch plausibel zu erklären. Daraus ergab sich einDurchschnittswert.Der Steuerprüfer war dann sehr nettund hat uns Zeit eingeräumt, um alles26CLIPS September 2017vorzulegen. Unser Kassensystem unddie Kundendaten mussten von den letzten fünf Jahren auf einen Stick gezogenwerden. Auf Softwaredaten konnte nurein Spezialist zugreifen. Dass Kundendaten im PC festgehalten werden, warfür den Prüfer Neuland. So habe ichihm alles detailliert erklärt. Zudem habe ich ihn in unseren Salon eingeladen,um sich ein Bild unserer Abläufe zumachen. Bei 19 Mitarbeitern haben wirkeine andere Möglichkeit, als einenstrukturierten Betrieb zu führen. Angefangen von einer Stempeluhr bis zueiner gut geführten Buchführung. Alles ist sofort griff bereit und erklärbar– der Steuerprüfer war beeindruckt.Die Prüfung selbst fand beim Steuerberater statt, bei Fragen stand ich sofortzur Verfügung. So ging alles innerhalbvon ein paar Wochen über die Bühne.Wir bekamen einen ausführlichen Bericht und eine kleine Nachzahlung.“Joachim CastorCoty Professional Beauty Industry Relations / Management Service, POMEManager DACH„Wella unterstützt Friseurunternehmer aktiv bei der Steuerung ihres Unternehmens. Die Teilnahme an der Erfolgs-Vergleichs-Analyse (EVA), einemBetriebsvergleich, gewährleistet, dassman sich mit seinen Zahlen und Fragestellungen, die auch bei der Betriebsführung gestellt werden, auseinandersetzt: Preisanpassung von Dienstleistungen, hat sich der Materialverbrauch verschoben, wo sind die Stärkenund Potentiale in meinem Salon. BeiEVA werden Personalkosten und Umsätze pro Mitarbeiter mit dem Vorjahrals auch versus anderer Marktteilnehmer verglichen. Dadurch sieht der Friseurunternehmer die wirtschaftlicheLeistungsfähigkeit seines Salons transparent, kann zeitnah feststellen, woUnterschiede liegen und sich intensivmit der Ursache auseinandersetzen.Diesen Service bietet Wella kostenfreian. Bei speziellen Fragen, die bei derSteuerprüfung vor Ort gestellt werden,unterstützt gerne unser langjährigerPartner ,Unternehmensberatung PeterZöllner‘. Wer sich bereits monatlich updaten und eine Rückmeldung zum vor-hergehenden Monat will, sollte amEVA-Ticker teilnehmen. Die Schnelllebigkeit unserer Zeit und die täglichenHerausforderungen sind anspruchsvoll. Deshalb empfehlen wir, regelmäßig die Salonzahlen in den Fokus zustellen.“Udo BrandMitglied im Kao Experten-Netzwerk„Die Ankündigung einer Betriebsprüfung sorgt meistens für ein ungutes Gefühl. Nicht ganz zu unrecht. Denn Fehler können hier richtig teuer werden.Ziel einer Betriebsprüfung ist, festzustellen, ob Steuerehrlichkeit vorliegt.Was ist also zu tun, wenn die Betriebsprüfung angemeldet wird? Steuerberater informieren und mit diesem dasVorgehen bei der Prüfung abstimmen,relevante Unterlagen zusammenstellenund auf Vollständigkeit prüfen, Antworten auf voraussichtliche Fragen parat haben.Häufig geprüft werden Betriebseinnahmen und -ausgaben sowie das Kassenbuch. Hier können Fehler ganz schnellzu Umsatzschätzungen führen. MeineTipps: Kassenbuch täglich führen undkeine Änderungen vornehmen, keineBuchung ohne Beleg, Kassenbestandtäglich rechnerisch ermitteln, Kassensturz mit Zählprotokoll, Aufzeichnungen chronologisch erstellen, Auswertungen sorgfältig speichern undabheften, alle Unterlagen zehn Jahreauf bewahren, bei PC-Nutzung Datensicherungen durchführen sowie Bedienungsanleitungen, Wartungsprotokolle und Dokumentationen über Eingriffeins System auf bewahren.Ein weiterer Ansatzpunkt, den angegebenen Umsätzen zu misstrauen, liegtin einer Normabweichung des Wareneinsatzes zum gebuchten Umsatz. Auchhier ein paar Tipps: Hohe Verkaufsanteile und viele Colorationen sowie Kurbehandlungen führen zu höheren Wareneinsätzen. Verzeichnen Sie denProduktverbrauch, dem kein angemessener Umsatz gegenübersteht, zum Beispiel bei Trainings, Bedienungen zuSonderkonditionen (Modelle), Verkäufezu Sonderpreisen, verschenkte Wareund nicht-verbuchte Entsorgung oderLagerschwund.“

Steuerberater und Experten erzählen von ihren Erfahrungen und verraten, wie auch Sie sich am besten auf den Betriebsprüfer vorbereiten. TExT: NaDINE SchwaRz Volker Naumann Dipl.-Kaufmann und -Volkswirt, Steuerberater „Ab 2018 wird die Finanzverwaltung ei-ne hohe Anzahl nicht angekündigter sogenannter Kassennachschauen in Fri -