Transcription

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]MODULBIASISWA SEKOLAHMENENGAH (BSM YP)SECARA ATAS TALIAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]ISI KANDUNGANMuka SuratPENGENALANBab 11.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP)1.3 Objektif BSM YP1.4 Kriteria kelayakan pemohon1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan1.6 Kadar BSM YP1.7 Jawatankuasa BSM YP22233-445-6PERMOHONAN BSM YPBab 22.1 Tatacara permohonan8-9PROSES KERJA DAN CARTA ALIRBab 33.1 Proses kerja permohonan BSM YP3.2 Carta alir proses permohonan BSM YP3.3 Proses kerja semakan permohonan BSM YP3.4 Carta alir proses semakan permohonan BSM YP3.5 Proses bayaran BSM YP3.5 Proses kerja semakan bayaran BSM YP3.7 Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP3.8 Penggunaan wang BSM YP3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeriPahang3.11 Penarikan semula BSM YP3.12 Proses kerja penarikan semula BSM YP3.13 Carta alir proses penarikan BSM YPPEREKODAN DAN PEMFAILANBab 41112131415161617171819202022

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]Muka SuratPEMANTAUANBab 55.1 Tatacara pemantauan5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP5.3 Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP242526PERTUKARAN GURU BIASISWABab 66.1 Tatacara serah tugas6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa282829LAMPIRANABCDPermohonan mengeluarkan wang biasiswaPenggantian kad ATM/AkaunInstrumen pemantauan BSM YPNota serah tugas303132-3334-36

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 1PENGENALAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]1.1SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANGPerasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu BakarRiayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utamapenubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan,kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalamkalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeriini.Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokuskepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yangbertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YPmenyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputimurid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerjadan masyarakat minoriti orang asli.1.2UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP)Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkanpada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-muriddalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkananak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakanRM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun 2016.1.3OBJEKTIF BSM YPMemastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secaraefisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan KerajaanNegeri Pahang.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]1.4KRITERIA KELAYAKAN PEMOHONKriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut:1.5i.Warganegara Malaysia.ii.Ibu atau bapa warganegara Malaysia.iii.Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.iv.Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautindi Pahang lebih dari 10 tahun.v.Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawahtanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.vi.Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyaiibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/OKU, ibu tunggal, atau peserta ProgramPembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).vii.Murid yang cemerlang akademik dan olahMenengahKebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej lahMenengahAgamaNegeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama BantuanKerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.ix.Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahuntersebut.x.Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANGPERMOHONANPemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkanbenar semasa membuat permohonan.i.Salinan kad pengenalan pemohon.ii.Salinan sijil lahir pemohon.iii.Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.iv.Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.v.Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]vi.Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.vii.Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, suratpengesahan bermastautin wajib dilampirkan.viii.Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yangterkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampungwajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.1.6ix.Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM.x.Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada)KADAR BSM YP1.6.1 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahunsemasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh padatahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya,pembayaran akan dibuat dua kali setahun.BILi.ii.iii.iv.v.TINGKATAN & STATUSTingkatan 1 (baharu)Tingkatan 2 (sedia ada)Tingkatan 3 (sedia ada)Tingkatan 4 (sedia ada)Tingkatan 5 (sedia ada)FASA 1FASA 0RM600RM600RM600RM600RM600Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1BILi.ii.TINGKATAN & STATUSTingkatan 4 (baharu)Tingkatan 5 (sedia ada)FASA 1FASA 2AMAUNRM300RM600RM300RM600RM600Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 41.6.2 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasaadalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaranakan dibuat dua kali setahun.BILi.ii.TINGKATAN & STATUSTingkatan 6 Rendah (baharu)Tingkatan 6 Atas (sediaada)FASA 1FASA 2AMAUNRM300RM300RM300RM300RM600Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]1.7JAWATANKUASA BSM YPSebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalammesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yangdibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuktujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiapperingkat dan peranannya adalah seperti berikut:1.7.1 Jawatankuasa BSM YP Yayasan PahangPengerusiTimbalan PengerusiSetiausaha 1Setiausaha 2::::Ahli Jawatankuasa:Pengurus BesarPengurus Kanan Bahagian OperasiPengurus Capaian PendidikanPenolong Pengurus CapaianPendidikanPengurus Teknologi MaklumatJuruauditPembantu Tadbir Capaian PendidikanPembantu Tadbir Unit Kewangan danAkaunPeranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang:i.Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharumengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.ii.Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.iii.Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang.iv.Menyelia sistem atas talian BSM YP.1.7.2 Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang(JPN Pahang)Pengerusi:Timbalan Pengerusi:SetiausahaAhli Jawatankuasa::Ketua SektorSektor Pembangunan KemanusiaanKetua Penolong Pengarah Hal EhwalMuridPegawai BiasiswaPenyelia Hal Ehwal Murid PPD

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang:i.Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa.ii.Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah.1.7.3 Jawatankuasa BSM YP SekolahPengerusiTimbalan Pengerusi::SetiausahaAhli Jawatankuasa::PengetuaPenolong Kanan Hal Ehwal Murid(PK HEM)Guru BiasiswaPenolong Kanan PentadbiranPenolong Kanan KokurikulumGuru Bimbingan dan KaunselingWakil PIBG (bukan guru)Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah:i.Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohonmelalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonanBSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP.ii.Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumatpada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasaberhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semulabiasiswa yang telah ditawarkan.iii.Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di ModulPengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonanbaharu BSM YP secara atas talian.iv.Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP.(murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah /MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selaindaripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 2PERMOHONANBSM YP

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]2.1TATACARA PERMOHONANBSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telahditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlumemainkan peranan tertentu seperti berikut:2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/PenjagaIbu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borangpermohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihaksekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkanbenar.2.1.2 Tanggungjawab MuridMurid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM YP1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi besertasalinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepadaGuru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahunsemasa.2.1.3 Tanggungjawab Sekolahi)Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteriayang telah ditetapkan.ii)Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumenwajib disemak sebelum dihantar ke YP.iii)Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuanpenawaran BSM YP.iv)Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yangberjaya.v)Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan danmemastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid sertadihantar ke YP bagi tujuan perekodan.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]vi)Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kadakaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanyaakuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak.vii)Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (muridbertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kesdisiplin/menerima tawaran biasiswa elaindaripadaperkara1.4(viii)/meninggal dunia.viii)Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PKHEM.ix)Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP.2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPDi)JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawahpentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telahditetapkan.ii)Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 3PROSESKERJA DANCARTA ALIR

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.1PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YPBILPROSES KERJA1Menerima surat siaran permohonan baharudaripada YP.2Mencetak dan mengedarkan BorangPermohonan BSM YP 1.0/2.0 kepadamurid yang layak.TEMPOHPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUKPengetua7 hariGuru Biasiswa3Mengisi dan melengkapkan BorangPermohonan BSM YP 1.0/2.014 hariMurid/Ibu Bapa4Mengemas kini maklumat muridberdasarkan Borang Permohonan BSM YP1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSMYP.14 hariGuru BiasiswaMencetak Borang Permohonan BSM YP3.0 yang lengkap dan mendapatkanpengesahan murid, ibu bapa/penjaga,pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP.14 hariGuru Biasiswa14 hariGuru Biasiswa567Menyemak dan memastikan BorangPermohonan BSM YP 3.0 besertadokumen-dokumen yang berkaitandihantar ke YP.Rekod dan pemfailan.Guru Biasiswa*Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumenyang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhanborang permohonan.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.2CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YPMULATerima surat siaran BSM YPdaripada YPPengetuaPK HEM/Guru BiasiswaTaklimat kepada guru tingkatanGuru TingkatanKemas kini data MPMGuru BiasiswaCetak Borang Permohonan BSM YP1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedarborang permohonan kepada murid yanglayakKumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0Kembalikan BorangPermohonanBSM YP1.0/2.0untukpembetulanJawatankuasa BSM YP menyemak BorangPermohonan BSM YP 1.0/2.0Tidak lengkapLengkapMasukkan data permohonan secara atastalian dan mencetak Borang PermohonanBSM YP 3.0Kumpul dan hantar Borang PermohonanBSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinandokumen-dokumen yang telah disahkan ke YPGuru BiasiswaGuru BiasiswaRekod dan pemfailanTAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.3PROSESKERJAPERMOHONAN BSM YPBILSEMAKANPROSES KERJATEMPOHPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUK3 bulan selepastarikh tutuppermohonanGuru Biasiswa1Menyemak status permohonan.2Mencetak dan mengedar Surat SetujuTerima tawaran BSM YP.7 hariGuru Biasiswa3Menghantar Surat Setuju Terimatawaran BSM YP kepada YP.7 hariGuru Biasiswa4Mencetak dan mengedar surat tawaranbaharu murid yang berjaya.7 hariGuru Biasiswa*5Mengaktif dan mengemas kini akaun diBank Simpanan Nasional (BSN).30 hari daritarikh surattawaranMurid*6Mengumpul dan merekod penerimaankad akaun serta disimpan di pejabatsekolah.30 hari daritarikh surattawaranGuru Biasiswa7Rekod dan pemfailan.*Nota: Proses berlaku secara serentak.Guru Biasiswa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.4CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YPMULAGuru BiasiswaMenyemak status permohonanGuru BiasiswaMencetak dan mengedar Surat Setuju Terimatawaran BSM YPGuru BiasiswaMenghantar Surat Setuju Terima tawaranBSM YP kepada YPGuru BiasiswaMencetak dan mengedar surat tawaranbaharu murid yang berjayaMuridMengaktif dan mengemas kini akaun di BankSimpanan Nasional (BSN)Guru BiasiswaMengumpul dan merekod penerimaan kadakaun serta disimpan di pejabat sekolahGuru BiasiswaRekod dan pemfailanTAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.5PROSES BAYARAN BSM YP3.5.1 Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN.3.5.2 Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun muridberkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlumembuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yangberdekatan.3.5.3 Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perluke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATMdengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asaldan salinan kad pengenalan.3.5.4 Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawasurat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untukmembuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surattawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untukpembukaan akaun baharu.3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehinggatamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerimaBSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akanditeruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolahmengikut kadar yang telah ditetapkan.3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidakmelanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.6PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YPTEMPOHPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUK1Mencetak Senarai Bayaran 1.0 danmenyemak bayaran di BSN sertamendapatkan tandatangan muridsebagai akuan penerimaan.7 hariGuru Biasiswa2Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yanglengkap ke YP. (satu salinan untuksimpanan sekolah)7 hariGuru Biasiswa3Rekod dan pemfailan.BIL3.7PROSES KERJAGuru BiasiswaCARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YPMULAMencetak Senarai Bayaran 1.0 danmenyemak bayaran di BSN sertamendapatkan tandatangan murid sebagaiakuan penerimaanGuru BiasiswaGuru Biasiswamemaklumkankepada YPSemakan nombor akaun dan amaunTidaktepatTepatGuru BiasiswaMenghantar senarai bayaran 1.0yang lengkap ke YP (satu salinanuntuk simpanan sekolah)Guru BiasiswaRekod dan pemfailanTiTAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.83.9PENGGUNAAN WANG BSM YP3.8.1Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wangbiasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan denganaktiviti persekolahan sahaja.3.8.2Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuanlain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, suratamaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP bolehdibuat.3.8.3Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.3.8.4Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan,murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)3.8.5Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi BorangPengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSNuntuk tujuan penggantian kad baharu.PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERIPAHANGPEGAWAI YANGBILPROSES KERJATEMPOHMELULUSKAN /DIRUJUK1 Menerima surat pertukaran murid.PK HEM234Menyerahkan surat pertukaran muridkepada guru biasiswa.3 hariMenerima surat pertukaran murid danmengemas kini status murid dalamsistem atas talian BSM YP.3 hariRekod dan pemfailan.PK HEMGuru BiasiswaGuru Biasiswa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.10CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAMNEGERI PAHANGMULAMULAPK HEMMenerima surat pertukaran muridPK HEMMenyerahkan surat pertukaran muridkepada guru biasiswaGuru BiasiswaMenerima surat pertukaran murid dan mengemaskini status murid dalamsistem atas talian BSM YPGuru BiasiswaRekod dan pemfailanTiTAMATwa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.11PENARIKAN SEMULA BSM YPPemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan.Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranyaberlaku perkara-perkara berikut:3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia.3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaanatau bukan kerajaan.3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasapermohonan BSM YP.3.11.4 tisekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii).3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkanpersatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktivititidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau diluar sekolah.*Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa kesemasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menariksemula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpamemberikan apa-apa alasan.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]3.12PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YPBIL1TEMPOHMenerima surat gantung/buangsekolah/berhenti sekolah/bertukarsekolah/meninggal dunia.2Mengemas kini status murid dalamsistem atas talian BSM YP.343.13PROSES KERJAPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUKPK HEM7 hariPK HEM/Guru BiasiswaMenyimpan dokumen berkaitanpenarikan semula.Guru BiasiswaRekod dan pemfailan.Guru BiasiswaCARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YPMULAMenerima surat gantung/buang sekolah/berhenti sekolah/bertukar sekolah/meninggal duniaPK HEMPK HEM/Guru BiasiswaMengemas kini status murid dalam sistematas talian BSM YP.Menyimpan dokumen berkaitan penarikanGuru BiasiswasemulaGuru BiasiswaRekod dan pemfailanTiTAMATwa

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 4PEREKODAN DANPEMFAILAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]4.1Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikanpengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilahdisimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.4.2Senarai fail yang wajib disediakan:4.2.1 Fail pengurusan: Carta organisasi. Minit mesyuarat. Surat lantikan guru biasiswa BSM YP. Nota Serah Tugas. Surat siaran daripada YP.4.2.2 Fail permohonan: Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.04.2.3 Fail keluar/masuk murid: Surat pertukaran murid. Surat gantung/buang sekolah. Surat berhenti sekolah/sijil kematian.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]4.2.4 Fail bayaran: Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu). Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada).* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 5PEMANTAUAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]5.1TATACARA PEMANTAUANPemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedurpengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturankewangan yang sedang berkuat kuasa.Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagimemastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamatyang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagimengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C.Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapatmengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan sepertiberikut:i.Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2ii.Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.iii.Temu bual murid penerima BSM anYP/JPNPahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepaspemantauan dijalankan.

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]5.2PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YPBILPROSES KERJA1Menyediakan perancangan dan takwim bagimelaksanakan program pemantauan.Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.Menerima arahan bertugas rasmi sebelumpemantauan dilaksanakan.234Melaksanakan pemantauan menggunakaninstrumen. (Lampiran C)5Menyediakan laporan pemantauan program danaktiviti.6Mengambil tindakan susulan.7Rekod dan pemfailan.TEMPOHPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUKSekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]5.3CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSMMULASekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPMenyediakan perancangan dan takwimbagi melaksanakan program pemantauanSekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPTiSekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPPenetapan objektif pemantauan, Kriteria,Justifikasi dan Pemilihan LokasiMenerima arahan bertugas rasmi sebelumpemantauan dilaksanakanSekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPMelaksanakan pemantauan menggunakaninstrumen. (Lampiran C)Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPMenyediakan laporan pemantauan programdan aktivitiSekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YPMengambil tindakan susulan

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]BAB 6PERTUKARANGURU BIASISWA

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]6.1TATACARA SERAH TUGAS6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusanbiasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:i.Pengetua.ii.Fail Pejabat.iii.Guru yang bertukar.iv.Guru baharu yang mengambil alih tugas.6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D.6.2PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWABILPROSES KERJA1Mendapat surat kelulusan/arahanbertukar.2Menyediakan Nota Serah Tugas.34TEMPOHPEGAWAI YANGMELULUSKAN /DIRUJUKGuru Biasiswa3 hariGuru BiasiswaMenerima dan menyemak Nota SerahTugas.1 hariPK HEMMenyerahkan Nota Serah Tugas kepadaGuru Biasiswa yang baharu.1 hariPK HEM

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]Mengemas kini maklumat guru biasiswabaharu dalam sistem atas talian BSM YP.Serta mertaPK HEM6Mengambil tindakan berdasarkan NotaSerah Tugas yang diterima.Serta mertaGuru Biasiswa7Rekod dan pemfailan.56.3Guru BiasiswaCARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWAMULAGuru BiasiswaMendapat surat kelulusan/arahan bertukarGuru BiasiswaMenyediakan Nota Serah TugasTiPK HEMMenerima dan menyemak Nota Serah Tugas

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada GuruPK HEMBiasiswa yang baharuMengemas kini maklumat guru biasiswa baharuPK HEMdalam sistem atas talian BSM YPMengambil tindakan berdasarkan Nota SerahGuru BiasiswaTugas yang diterimaRekod dan pemfailanGuru BiasiswaTAMAT

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]PengetuaLAMPIRAN ATarikh : .PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA1.Nama :2.Tingkatan3.No. Kad Pengenalan :4.No. Biasiswa:5.No. Akaun:6.Jumlah yang diperlukan ::RM:RINGGIT MALAYSIA :7.Tujuan wang dikeluarkan :7.1 :7.2 :RM:RM:RM:7.3 :RM:

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]JUMLAH :.Tandatangan Murid.Tandatangan Ibu/Bapa/PenjagaPermohonan diluluskan/tidak diluluskan.Kad Akaun mesti dikembalikan pada.(Tandatangan Guru Biasiswa).Tarikh.(Pengesahan Bank dan Cap Rasmi)Tarikh*Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]LAMPIRAN BPengurusBank Simpanan NasionalCawangan .PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUNDengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswaBSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun;1.1Nama:1.2No.Kad Pengenalan :1.3Tingkatan:1.4No. Biasiswa:1.5No.Akaun:1.6No.Telefon Sekolah :.(Tandatangan Guru Biasiswa).Tarikh

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]LAMPIRAN CINSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YPSEKOLAH:PEGAWAIPEMANTAU :TARIKH:HARI :SKALADISKRIPSI0Tiada1Ada tetapi tidak memuaskan2Ada tetapi tidak lengkap3Ada, berkeadaan baik dan lengkap4Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]SKALA PEMANTAUANPERKARAITEMSEKOLAHPEGAWAIPEMANTAU1.1 Carta Organisasi1. FAILPENGURUSAN1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa.1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP1.4 Nota Serah Tugas1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP1.6 Surat siaran dari YP2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/2.02. FAIL2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0PERMOHONANSKALA PEMANTAUANPERKARAITEMSEKOLAH3. FAIL KELUAR/MASUK MURID3.1 Surat pertukaran murid3.2 Surat gantung/buang sekolah3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.04. FAILPEMBAYARAN(Murid baharu)4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0(murid sedia ada)4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A)4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi)JUMLAH MARKAHPEGAWAIPEMANTAU

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]SKALA%DISKRIPSIA80 - 100Cemerlang boleh dijadikan contohB60 -79Baik dan lengkapC40 -59Sederhana perlu penambahbaikanD0-39Lemah perlu dipantau semulaGRED SEKOLAHRumusan:TandatanganTandatanganPihak SekolahPegawai Pemantau . .NamaNama::Jawatan :Jawatan :TarikhTarikh::

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]LAMPIRAN DFORMAT NOTA SERAH TUGAS(NAMA SEKOLAH)NOTASERAH TUGASOLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)(NO. KAD PENGENALAN)(JAWATAN)(GRED)KEPADA YANG MENERIMA:PENGETUA(NAMA SEKOLAH)

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]A.SENARAI DOKUMEN BSM YPKuantiti1.Buku Manual Kerja BSM YP2.Senarai fail2i. Fail pengurusanii. Fail permohonaniii. Fail keluar/masuk muridiv. Fail bayaranB.KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUMTUGAS-TUGAS YANGBELUM SELESAIKEDUDUKANSEKARANGSELESAITINDAKANSUSULAN YANGDIPERLUKAN

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]C.KEWANGAN*Nyatakan jika berkenaanSURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMANOTA SERAH TUGASBahagian AAdalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yangmemegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP.Diserahkan oleh :Disemak oleh : . . . .TandatanganTandatanganNama Guru Biasiswa:*(GURU YANG BERTUKAR)Nama Pengetua :

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]Bahagian BAdalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetujumengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh . dan telahmenerima satu salinan Nota Serah Tugas.Diterima oleh :Disemak oleh : . . TandatanganTandatanganNama Guru Biasiswa:*(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)Nama Pengetua:

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP 2016PENGERUSIBERSAMA: ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRANPENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YPTUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALIKETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNPNAIB PENGERUSI: TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDINPENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YPBAHAGIAN OPERASISETIAUSAHA: PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMANPENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASIENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLIPENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNPAHLI: ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMADPENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASIPUAN ZUNAIDAH BINTI AHMADPEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASIENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFARPEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASIENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFARPEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASICIK NOORHIDAYAH BINTI IDERISPEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP(UNIT BIASISWA & PROGRAM)BAHAGIAN OPERASIENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAFPENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP[Pick the date]ENCIK MOHD YUSOF BIN AB

1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) 2 1.3 Objektif BSM YP 2 1.4 Kriteria kelayakan pemohon 3 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 3-4 1.6 Kadar BSM YP 4 1.7 Jawatankuasa BSM YP 5-6 PERMOHONAN BSM YP Bab 2 2.1