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Effiziente Archivierung von E-Mailsmit DocuWare und DocuMatic ArchivZeitgewinnen &TransparenzschaffenArchivierung von E-Mails Lösungsinfo
Archivierung von E-Mails LösungsinfoE-Mailsarchivierentransparentund sicherElektronische Archivierung mitDocuWare und DocuMatic ArchivErfüllt Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierungschon alle gesetzlichen Vorgaben?E-Mails haben heutzutage die postalische Geschäftskommunikation weitestgehend abgelöst, dennoch werdensie von vielen Unternehmen noch nicht mit der gleichenSorgfalt archiviert. Damit alle Geschäftsvorgänge lückenlosbelegbar sind, verpflichtet der Gesetzgeber seit Anfang2017 alle Unternehmen dazu, E-Mails entsprechend denRegeln der GoBD zu archivieren.Viele Firmen wissen zwar von den gesetzlichen Anforderungen, sind sich aber bei der rechtssicheren Umsetzungunsicher. Ein Dokumenten-Management-System schafft hierAbhilfe, denn es eignet sich hervorragend für die E-MailArchivierung und gewährleistet, dass Sie auf der sicherenSeite sind.Die Vorteileauf einen Blick Zuordnung zu Projekten und Abläufen Schneller Zugriff auf wichtige Nachrichten E-Mails strukturiert ablegen und archivieren Exakte Erfüllung der Archivierungspflichten Option der Freigabe an mehrere PersonenDokumentenmanagement System macht E-MailArchivierung effizient & sicherMit einem professionellen Dokumenten-Management-System sind Sie in der Lage, Informationen zeitsparend zuerfassen und strukturiert abzulegen. Für die E-Mail Archivierung ist dieses System ebenfalls eine optimale Lösung,da sich deren Inhalt immer mehr von kurzen Notizen zu Geschäftsbriefen wandelt und Sie daher oft dazu verpflichtetsind, diese relevanten Inhalte in einem Archiv abzulegen.Für welche Unternehmen und für welche Art vonE-Mails gilt die Archivierungspflicht?E-Mails bzw. deren Anhänge, die als Geschäftsbrief oderBuchungsbeleg fungieren bzw. die der Vorbereitung, demAbschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachungeines Handelsgeschäftes dienen wie z.B. Aufträge undRechnungen, sind archivierungspflichtig. Nicht dazu gehöreninterne E-Mails, denn als Geschäftsbrief zählt eine E-Mailnur dann, wenn sie von Dritten gesendet oder empfangenwerden. Von der Archivierungspflicht betroffen sind alleHandelsgesellschaften, juristische Personen, Kaufleute undeingetragene Genossenschaften.
Einblick in die E-Mail Archivierungmit DocuWareDie Archivierung ist für den Anwender ganz einfach:Sie ziehen eine E-Mail auf den Ordner DocuMaticArchiv (1) und schon wird diese archiviert.In der Ablagemaske sind die wichtigsten Informationenbereits eingetragen und müssen meist nur noch bestätigt (2) oder z.B. einem Projekt zugeordnet werden.12Über die DocuWare Schnell-Suche (3) hat man direkten Zugriff auf DocuWare-Dokumente aus Outlook.3
Archivierung von E-Mails LösungsinfoE-Mail Archivierung - wann und wie?Muss die E-Mail Archivierung sofort beim Ein- undAusgang auf dem Firmenserver erfolgen?Nein, dazu besteht keine gesetzliche Veranlassung, da nichtalle E-Mails archivierungspflichtig sind. Allerdings ist manals Unternehmen nur mit der sofortigen Archivierung auf derrechtlich sicheren Seite, da hierbei keine E-Mails verlorengehen oder vergessen werden können.Eingang E-MailWas versteht man eigentlich unter einer revisionssicheren E-Mail Archivierung?Die gesetzlichen Vorgaben, wie E-Mails abgelegt werdenmüssen, damit sie als revisionssicher gelten, sind eindeutig.Alle archivierungspflichtigen E-Mails müssen für die Dauerder Aufbewahrungsfrist originalgetreu und sicher vor Manipulation bzw. Löschung unverändert abgelegt werden sowieim Rahmen einer Betriebsprüfung lückenlos einsehbar sein.Außerdem müssen sie eindeutig einem Geschäftsvorgangzugeordnet werden können und im System per Volltextsuche auffindbar sein.autom.ja ¹neinArchivierung eingerichtet?Mitarbeiter ist fürArchivierung zuständigja ²Mitarbeiterneinlegt ab?jarechtssichereAblage einerleiKonsequenzen
Welche Möglichkeiten gibt esE-Mails zu archivieren?Um E-Mails im Unternehmen strukturiert zu archivieren gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Beide haben ihre Vor- undNachteile und werden oftmals auch ergänzend zueinander eingesetzt.Serverseitige E-Mail Archivierung¹Bei dieser Art der Archivierung können alle eingehendenE-Mails vollautomatisch entsprechend der gesetzlichenBestimmungen im Archiv abgelegt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass durch den automatisch ablaufenden Vorgangdie Archivierungspflicht nicht auf die Mitarbeiter übergehtund die Gefahr von Rechtsverstößen somit umgangen wird.Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mitder Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierungder Nachrichten komplett automatisch ab. Sie könnenalso sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für dieArchivierung genau eingehalten werden und Sie sämtlicheInhalte schnell wiederfinden können. Bei dieser Art derArchivierung müssen mit den Mitarbeitern jedoch klareRegeln zum Umgang mit privaten Mails getroffen werden,da diese sonst ebenfalls mitarchiviert werden.Clientseitige E-Mail Archivierung²Alternativ oder oft auch ergänzend kann der Benutzer auchselbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichertwerden. Das Dokumenten-Management-System erstellteinen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm desBenutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehenmuss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul„Connect to Outlook“ als auch von Steigauf Module fürTobit und Notes zur Verfügung. Vorteil hierbei ist, dass dieE-Mails dabei projekt- oder vorgangsbezogen abgelegtwerden können und somit schneller im passenden Kontextverfügbar sind. Kritisch bei dieser Form der Archivierungist jedoch, dass es schnell zu Verstößen gegen die Archivierungspflicht kommen kann, wenn z.B. unklar ist welcheE-Mails laut Gesetz revisionssicher aufbewahrt werdenmüssen.Archivierung von E-Mails Lösungsinfo
Archivierung von E-Mails LösungsinfoSteigauf Daten Systeme GmbHOtto-Hahn-Str. 13 a · 85521 RiemerlingTel (089) 41 11 862 - 10Fax (089) 41 11 862 - [email protected] Daten Systeme GmbH führt die Kooperationvon IT-Unternehmen weiter, die im Jahr 1998 vonUnITeK GmbH gegründet wurde. Durch diesen Kompetenz-Verbund ist es möglich, einen flächendeckenden Service für tieren auch Sie von unserem Know-How und lassen Siesich unter der Nummer (089) 41 11 862-10 beraten.
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