Transcription
Kursus Penulisan Surat Rasmi danMemo Berkualiti17-18 Jun 2014Dewan OSH, Pejabat Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan,UPMPenceramah: Prof. Madya Dr. Adi Yasran Abdul AzizKetua Jabatan Bahasa Melayu, Fakulti Bahasa Moden danKomunikasi, [email protected] / 0389468787
KANDUNGAN Pengenalan Prosedur Penulisan Prosedur Penghantaran Prosedur Penerimaan danPendaftaran Surat Penutup Rujukan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo2
1. PENGENALAN Tujuan Kepentingan Metodologi Definisi Ciri Utama Surat Rasmi7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo3
Tujuan 1. Memilih format surat rasmi dan memobersesuaian untuk sesuatu urusan pejabat danlain-lain.2. Menghasilkan surat rasmi dan memo denganformat dan bahasa yang sesuai.3. Meningkatkan keyakinan menulis dalamBahasa Melayu dan melahirkan staf yang 'multitasking'.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo4
Kepentingan penulisan surat rasmi yang sangat penting kepadasemua lapisan masyarakat sebagai bahan bukti yangsah di sisi undang-undang.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo5
Metodologi Syarahan Perbincangan Amali Pembentangan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo6
DefinisiSurat rasmi ialah alat komunikasi yang digunakanuntuk berhubung antara satu sama lain secaraformal dan terkawal bagi menjalankan pelbagaifungsi pengurusan dan pentadbiran.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo7
Ciri Utama Surat Rasmi Bukan bersifat peribadi. Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkarasahaja. Mengikut format yang telah ditetapkan Penulisan yang kemas dan lengkap Mesej tepat dan jelas Laras bahasa, tatabahasa yang betul dan sesuai Sistem ejaan yang betul Mengikut protokol yang betul7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo8
2. PROSEDUR PENULISANI.II.III.IV.7/7/2014Surat RasmiSurat Rasmi TerperingkatMemoMinitAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo9
SURAT RASMI Jenis Surat Rasmi Struktur Surat Rasmi Peraturan Penulisan Surat Rasmi Prinsip Penulisan Surat Rasmi: 5C Contoh Surat Rasmi7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo10
JENIS SURAT RASMI Permohonan Perakuan Rayuan Jemputan Bantahan Cadangan Makluman Pesanan Arahan Perjanjian Ucapan Pekeliling(tahniah/takziah) Penghargaan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo lringan11
STRUKTUR SURAT RASMI4 Komponen Utama yang ditulis mengikut urutan:- Kepala surat- Pengenalan surat- Kandungan surat- Penutup surat7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo12
Kepala SuratCiri-ciri minimum yang perlu ada pada kepala suratadalah seperti berikut: Lambang Nama agensi Alamat Rujukan tuan dan kami Tarikh Kawat (jika ada) - Telegram Teleks (jika ada) - Teleprinter (antarabangsa)7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo13
Kepala SuratSebaik-baiknya kepala surat juga mengandungi: No. telefon untuk dihubungi No. faksimile Alamat e-mel Laman web (jika ada)7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo14
Pengenalan Surat- Jawatan Penerima dan alamat- Jawatan dan nama u.p (jika ada)- Melalui, diikuti oleh nama jawatan danalamat (jika perlu)- Panggilan hormat – Tuan/puan dll.- Tajuk/Perkara – Bold/Garis7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo15
Kandungan Surat- Wacana HormatDengan segala hormatnya, saya diarah merujukperkara tersebut di atas. atauDengan segala hormatnya, saya diarahmemaklumkan perkara tersebut di atas. AtauDengan segala hormat, saya diarah merujuk surattuan .7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo16
Kandungan Surat Perenggan Kedua – isi surat2. Sukacita dimaklumkan bahawa . atau2. Bersama-sama ini disertakan ”- Jika terdapat huraian di bawah hendaklah di tulis 2.1,2.2 dan seterusnya- Jika terdapat lebih lampiran tulis no. atau huruf sptLampiran 1 atau Lampiran Aatau2. Sehubungan dengan itu, 7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo17
Kandungan Surat Perenggan tiga – wacana harapan3. Kerjasama tuan/puan dalam perkara iniamatlah dihargai, atau3. Kelewatan memaklumkan perkara iniamatlah dikesali, atau3. Pertimbangan tuan/puan dalam perkara iniadalah diharapkan.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo18
Penutup Surat- Sekian, terima kasih – jarak 2 langkau, tiadanombor- Cogan kata “BERKHIDMAT UNTUKNEGARA”- Saya yang menurut perintah,- T/T Pengirim- Nama Pengirim – huruf besar7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo19
Penutup Surat Gelaran Jawatan atau b.p. Ketua Jabatan- (ABD WAHAB BIN ALI)PengetuaSMK . Atau- (ISMAIL BIN ADAM)Penolong Kananb.p. PengetuaSMK .7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo20
Penutup Surat s.k.: - jika ada, nama/jawatan- lebih drp satu s.k,jangan tulis nombor Di ruang bawah sekali - Taipkan nama ringkaspengarang dan penaip surat“MZA/ani” atau “MZA/ani0303077/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo21
PERATURAN PENULISANSURAT RASMI Format Teknik/Kaedah Menulis Penggunaan bahasa khusus7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo22
Format Jarak tepi (indentation) Penulisan tarikh Jarak (Iangkau) Pernyataan 'SULlT' baris/perengganJarak selepas koma (,)Jarak selepas noktah (.)Penekanan (highlight)Penulisan rujukan fail7/7/2014 Penggunaan 'UntukPerhatian' (u.p.:) Simbol lampiran (.) Simbol muka surat (.2/-)* Contoh format suratrasmi.Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo23
Teknik/Kaedah Menulis Rujukan dan tarikh Sistem nombor(kanan) Penulisan tarikh (16Disember 2010) Alamat dan Poskod(highlight) Perkara tajuk surat(highlight) Untuk perhatian (u.p.)7/7/2014 Melalui (jika perlu) Salinan (jika perlu) Pendraf/penaip (jikaperlu)Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo24
Penggunaan Bahasa Khusus Ganti nama: Orang pertama Orang kedua Orang ketiga Wacana Laras bahasa7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo25
Ganti Nama DiriGanti Nama Diri Pertama: Saya (bersifat peribadi) Kami (untuk mewakilijabatan, atau institusi)Ganti Nama Diri Kedua: Tuan, puan (bolehdigunakan kepadasesiapa sahaja tanpamengira pangkat atauketurunan seseorang.7/7/2014 Gelaran kehormatseperti Yang Berbahagia,Yang Berhormat, YangArif, Yang Mulia bolehdigunakan.Ganti Nama Diri Ketiga: Beliau, mereka dll.Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo26
Wacana Wacana merupakan satuan bahasa yangterlengkap/terbesar /tertinggi dengan koherensi dankohesi yang berkesinambungan, yang mempunyaipermulaan dan pengakhiran yang nyata dandisampaikan secara lisan atau tulisan. Selalu ditandaidengan penanda wacana. Contoh penanda wacana - sehubungan itu, Oleh halyang demikian, seterusnya, oleh itu dsb.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo27
Laras Bahasa Surat Rasmi Dalam penulisan surat, kita sering menggunakanrujukan ganti nama orang pertama, kedua, dan ketiga. Penggunaan ganti nama dalam penulisan surat rasmidan tidak rasmi adalah berbeza.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo28
PRINSIP PENULISAN SURATRASMI: 5CC1: Correct (Betul)C2: Clear (Jelas)C3: Concise (Ringkas dan Padat)C4: Comprehensive (Lengkap)C5: Courteous (Sopan)7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo29
Correct (Betul) Ejaan Tatabahasa Laras bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran) Data, fakta, dan maklumat Wacana Format Teknik7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo30
Clear (Jelas) Tujuan Perkara/tajuk/mesej Prosedur penulisan/protokol Ayat mudah Pengolahan (urutan logik) Penggunaan singkatan atau akronim Penggunaan perenggan Sistem nombor Struktur penulisan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo31
Concise (Ringkas dan Padat) Terus kepada mesej/isi Tidak ada pembaziran perkataan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo32
Comprehensive (Lengkap) Data utama dan data sokongan Spesifikasi yang terperinci Maklumat yang lengkap (data dan fakta) Rasional/justifikasi Konstruktif7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo33
Courteous (Sopan) Diplomasi Wacana hormat Wacana rujukan Wacana harapan Wacana antisipasi7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo34
’ KEDAH MAJU 2010 ‘Ruj.Tuan: SPP.70/1/1-52268Ruj.Kami: JPK(P)01-53994/(19)Tarikh : 15 Januari 2004Setiausaha,Suruhanjaya Perkhidmatan Pendidikan,Aras 2, Blok B3, Kompleks Jabatan Perdana Menteri,Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,62526 Putrajaya.Tuan,Pemberian Taraf BerpencenEncik Safuan bin Suffian ( K/P: 740115-08-6419 )Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41Dengan hormatnya saya di arah merujuk kepada perkara tersebut di atas.2.Sehubungan dengan itu adalah dimaklumkan bahawa pegawai berkenaan telah berkhidmatmelebihi 3 tahun dan beliau layak diperakukan untuk diberi taraf berpencen.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo35
3.Beliau telah dilantik sebagai Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah Gred DG41 mulai 02.01.2001 dan telahdisahkan dalan perkhidmatannya mulai 01.11.2002.4.Bersama-sama ini disertakan sesalinan perakuan mengikut Perintah Am Bab A 38 dan Kenyataan Perkhidmatan untuktindakan tuan selanjutnya.Sekian, terima kasih.‘ BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ’Saya yang menurut perintah,(SABIHAH BT. HJ HASSAN)Seksyen Perkhidmatan,Sektor Pengurusan Perkhidmatan Pendidikan,b.p. Pengarah Pendidikan Kedah Darul Aman.s.k.Ketua Setiausaha,Kementerian Pendidikan Malaysia,Bhg. Pembangunan Organisasi dan Perkhidmatan,Paras 6, Blok J,Pusat Bandar Damansara,50604 KUALA LUMPUR.Safuan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo36
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo37
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo38
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo39
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo40
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN)JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIAKAMPUS WILAYAH UTARAPETI SURAT 94, 08007 SUNGAI PETANI, KEDAH DARUL AMANTEL: 04-4218321Fax : 04-4214489Yang BerhormatSetiausaha Kerajaan Negeri PerakPejabat Setiausaha Kerajaan NegeriPerak Darul RidzuanPeti Surat 100430820 IpohPERAK DARUL RIDZUAN(u.p: En. Mat Aris b. Mustapa)Ruj. Kami: INTAN(U)LAT:1040/12 Jil. 3( )Tarikh: 21 Ogos 1998Tuan,KURSUS PEMBANGUNAN ORGANISASIAdalah saya diarah merujuk kepada surat tuan Bil. SUKP(T):421/1 Jld. IV(22) bertarikh 20 Mei 1998mengenai perkara di atas.2. Sukacita dimaklumkan bahawa pihak INTAN Kampus Wilayah Utara, Sungai Petani bersetuju untukmengadakan kursus Pembangunan Organisasi untuk jabatan tuan. Tarikh yang ditetapkan bagi kursus ini7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo41
ialah 10 Jun hingga 13 Jun 1998 di INTAN Kampus Wilayah Utara, Sungai Petani, Kedah Darul Aman.Untuk makluman tuan, pihak INTAN akan mengenakan bayaran pendaftaran sebanyak RM20.00 bagi setiappeserta.3. Sehubungan dengan itu, pohon pihak tuan menghantar senarai lengkap nama pengurus dan kakitanganyang akan menghadiri kursus ini selewat-lewatnya sebelum 5 Jun 1998. Bersama-sama ini disertakansalinan program seperti di Lampiran A untuk makluman tuan.Sekian, terima kasih“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”Saya yang menurut perintah,(SHAHRIL ANNUAR BIN AHMAD)b.p. Pengarah WilayahInstitut Tadbiran Awam NegaraWilayah Utara7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo42
II. SURAT TERPERINGKAT Komponen Utama dan Teknik Penulisan adalah samadengan Surat Rasmi Tambahan tanda terperingkat- TERHAD/SULIT/RAHSIA/RAHSIA BESARLetak tanda terperingkat bahagian atas Nama danalamat penerima dan bahagian bawah surat7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo43
RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULITRAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo44
RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULITRAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo45
RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT7/7/2014RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULITAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo46
RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT7/7/2014RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULITAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo47
III. MEMO Peringatan/Catatan Komunikasi dalaman yang mudah danringkas Perkongsian maklumat yang jelas,cepat,tepat dan ringkas Jenis-jenis Memo- Memo Bahagian- Memo Antara Bahagian- Memo Pengarah7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo48
III. MEMO Komponen Memo- Nama Bahagian- Rujukan Fail:- Daripada:- Kepada:- Salinan Kepada:- Tarikh:- Perkara:- Wacana hormat7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo49
III. MEMO Wacana pendahuluan – sapaan yang ringkas Penyataan permasalahan / huraian Tindakan yang perlu diambil Wacana penutup Tandatangan7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo50
INSTITUT AMINUDDIN BAKIKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIASri Layang. 69000 Genting HighlandsTEL: 03-61056100 FAX: 03-61056200Kepada :Daripada : 7/7/2014Untuk KelulusanUntuk MaklumanUntuk PandanganUntuk SimpananUntuk DifailkanUntuk TandatanganSimpan Dalam Perhatian HinggaUntuk Tindakan Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & MemoSila UruskanSila Kaji dan KemukakanSila BercakapSila TaipSila CetakSila EdarkanSila Beri Ulasan51
CATATAN :Sekian, Terima Kasih.Tarikh :7/7/2014Tandatangan :Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo52
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo53
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo54
IV. MINIT Catatan ringkas dikertas minit Perhubungan antara pegawai atau bahagian Merekod surat yang diterima /dikeluar Merekod perbincangan antara KetuaJabatan/pegawai bawahannya Minit boleh ditulis dgn tulisan tangan tetapi jelas Minit yang panjang hendaklah ditaip7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo55
CONTOH MINITSurat MasukSurat bertarikh . daripada . dikandung pada . Surat KeluarSurat bertarikh . kepada . . dihantar pada . 7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo56
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo57
7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo58
3. PROSEDURPENGHANTARAN SURATI. Mengalamatkan Surat- Kepada Orang Awam- Kepada Ketua Jabatan- Kepada Firma/BadanBerkanun7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo59
Mengalamatkan Surati. Kepada Orang Awam- Jelas nama dan alamat- Pangkat gelaran kebesaran- Bermula dengan Yang Berhormat,Yang Berbahagia, Yang Mulia danTuan / Puan,7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo60
Mengalamatkan Suratii. Kepada Ketua Jabatan- Gelaran rasmi jawatannyaspt Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah- Mengetahui pegawai yang bolehmengambil tindakan(u.p. )- Nama dan alamat yang jelas7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo61
Mengalamatkan Suratiii.7/7/2014Kepada Firma/Badan Berkanun- Nama resmi jawatan dalam agensi spt :Pengarah Urusan atau Setiausaha- Nama dan alamat yang jelasAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo62
Cara Penghantaran SuratII.7/7/2014Cara Penghantaran- Perkhidmatan Pos- Dengan Tangan- Melalui Fax- Surat TerperingkatAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo63
i. Perkhidmatan Pos Sampul surat mengikut saiz Nama dan alamat penerima Setem No. Rujukan Surat – sebelah bawah kiri Penghantaran dengan Pos Biasa Penghantaran Pos Laju – bagi surat tindakansegera/berdaftar “Segera Dengan Pos Laju” atau“Pos Berdaftar”7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo64
ii. Dengan Tangan Surat ditanda “Segera Dengan Tangan” Sampul Mengikut saiz Nama dan alamat penerima No. Rujukan Surat Guna Buku Despach (Am 109) Dapatkan tandatangan penerima7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo65
iii. Melalui Fax Surat ditanda “Segera Dengan Fax” Mengisi borang Faxsimili mengikut SPA bil 1/1993 – 7/7/2014Lampiran IBuku Daftar Penghantaran – Lampiran 2Buku Daftar Penerimaan – Lampiran 3Slip / Laporan Penghantaran hendaklah dikepilbersamaSurat asal hendaklah dihantar ke penerimaAdi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo66
iv. Surat Terperingkat Dua lapis sampul surat Sampul Dalam– Tanda taraf keselamatan- Nama dan alamat penerima- Dimaterikan Sampul Luar- Nama dan alamat penerima- ditutup dengan gam Melalui Fax – Rujuk SPA bil 1/19937/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo67
4. PROSEDUR PENERIMAANDAN PENDAFTARAN SURATI. Penerimaan Surat Rasmi- Surat Terperingkat- Surat Umum Di alamatkan KepadaKetua Jabatan- Surat Untuk Perhatian Pegawai7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo68
4. PROSEDUR PENERIMAANDAN PENDAFTARAN SURATII.Pendaftaran Surat- Buka surat, copkan tarikh terima dan t.t. ringkas- Daftar surat dalam Buku Daftar Surat (Am 10)- Serah surat kpd Ketua Jabatan untuk diminitkan- Serahkan kpd pegawai untuk tindakan- Dapatkan Fail dan kdgkan surat- Ambil tindakan dengan serta merta7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo69
5. PENUTUP Pengurusan surat menyurat yang berkualiti danberkesan akan meningkatkan imej individu daninstitusi yang diwakili. Surat hendaklah ditulis dengan format yang betul dandiselenggarakan mengikut prosedur yang telahditetapkan supaya ia mudah dirujuk apabiladiperlukan. Penggunaan teknologi maklumat dan komunikasihendaklah dimanfaatkan sepenuhnya bagimelancarkan urusan rasmi.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo70
RUJUKAN Arahan Perkhidmatan – Bab Tiga, Surat – 7/7/2014MenyuratPekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007:Panduan Pengurusan Pejabat, Bahagian VI.Panduan Sistem Fail Bagi Agensi Kerajaan 1986 –MAMPUArahan Keselamatan – “Keselamatan Dokumen”Surat Pekeliling Am Bil. 1/1993 – “PeraturanPenggunaan MesinFaksimile Di Pejabat-Pejabat Kerajaan”Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo71
Sekian, terima kasih.7/7/2014Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo72
STRUKTUR SURAT RASMI 4 Komponen Utama yang ditulis mengikut urutan: - Kepala surat - Pengenalan surat - Kandungan surat - Penutup surat 7/7/2014 Adi Yasran, Kursus Surat Rasmi & Memo 12 . Kepala Surat Ciri-ciri minimum yang perlu ada pada kepala surat adalah seperti berikut:
