Transcription
ISI KANDUNGANSetinta KataiiiTeks Ucapan1 Ucapan alu-aluan3 Ucapan Perasmian4 Rencana7 Berita8 Surat Rasmi11Panggilan Hormat15Penggunaan Tanda Baca23Sistem Penomboran27Penulisan Kata Majmuk30Ejaan Kosa Kata36Penggunaan Tanda Sempang (-)40Masalah Umum Penulisan Kosa Kata43Rujukan46Sidang Redaksi47Garis Panduan Format Penulisan RasmiFormat Penulisaniii
Cetakan Pertama 2017Garis Panduan Format Penulisan RasmiHak Cipta TerpeliharaivTidak dibenarkan mengeluar ulang manamanabahagianartikel,ilustrasidankandungan buku manual ini dalam apa juasamada secara elektronik, fotokopi, mekanik,rakaman atau cara lain sebelum mendapatizin bertulis daripada Pengurusan UiTM.Sebarang pertanyaan berkaitan isi kandunganbuku panduan ini hendaklah dirujuk teruskepada Bahagian Canseleri dan KomunikasiKorporat Aras 2, Canseleri Tuanku SyedSirajuddin Universiti Teknologi MARA 40450Shah Alam, Selangor Darul Ehsan.
Setinta KataAssalamualaikum Warahmatullahi WabarakatuhAlhamdulillah, dengan izin Allah SWT, buku Garis Panduan Format Penulisan Rasmi telah dapatdihasilkan dengan jayanya. Syabas saya ucapkan kepada Bahagian Canseleri dan KomunikasiKorporat atas usaha menerbitkan buku garis panduan ini.Saya juga berharap dengan adanya Garis Panduan ini ianya dapat membantu warga UiTMmenghasilkan dan menerbitkan penulisan yang lebih komprehensif dan informatif serta dapatdijadikan sebagai rujukan kepada para pelajar mahupun staf dalam proses penulisan.Sekali lagi saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada jawatankuasa yang terlibat ataskejayaan menerbitkan buku Garis Panduan Format Penulisan Rasmi ini.Sekian, terima kasihProf. Emeritus Dato’ Dr Hassan SaidNaib CanselorUniversiti Teknologi MARA (UiTM)Garis Panduan Format Penulisan RasmiBuku ini diterbitkan sebagai panduan atau rujukan kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yangingin menghasilkan penulisan khususnya dalam penulisan rasmi. Saya berharap dengan adanyaGaris Panduan Format Penulisan ini, segala hal yang berkaitan dengan protokol penulisan rasmidapat dilaksanakan dengan lebih efisien, mengikut standard dan spesifikasi yang telah ditetapkan.v
viGaris Panduan Format Penulisan RasmiTeksUcapanwww.uitm.edu.my
Teks UcapanUcapan merupakan sejenis teks yang berformat. Namun demikian, setakat ini tiada satu formatyang khusus dan seragam bagi penulisan teks ucapan. Oleh itu, format yang dimaksudkan itudapatlah dirujuk kepada struktur teks itu sahaja yang terdiri daripada tiga bahagian, iaitu bahagianpendahuluan, bahagian isi dan bahagian penutup.Secara umum, format teks ucapan bagi satu taraf hadirin adalah sama dengan teks ucapan duataraf hadirin, melainkan pada aspek protokol dan salutasi bagi hadirin terdapat sedikit perbezaan,iaitu dengan melihat kehadiran tetamu dalam majlis tersebut.Ucapan satu taraf hadirin dihadiri oleh pemimpin, menteri, orang kenamaan/ pegawai tinggikerajaan atau swasta, pegawai kanan dalam organisasi, ketua-ketua jabatan, orang-orang bergelardan hadirin.Pendahuluan Dimulakan dengan kata-kata aluan kepada hadirin mengikut protokol atau tingkatkedudukan. Diikuti dengan pembuka kata syukur kepada Allah. Rasa penghargaan dan terima kasihIsi Dimulakan dengan kata-kata penghadapan- Kata-kata seperti hadirin sekalian, saudarasekalian dan sebagainya bertujuan untuk menarik perhatian audien.Menyentuh hal-hal berkaitan dengan majlis seperti objektif, tema, aktiviti yang dijalankandan kepentingan majlis.Menyentuh isu-isu semasa yang berkaitan dengan majlis.Semasa berucap, perucap juga boleh menyelitkan pantun, kiasan, peribahasa atausimpulan bahasa untuk mencantikkan lagi daya tarikan ucapan tersebut supaya kelihatanlebih menarik.Garis Panduan Format Penulisan RasmiUCAPAN SATU TARAF HADIRIN1
Garis Panduan Format Penulisan RasmiPenutup Dimulakan dengan kata-kata yang dapat membayangkan atau menandakan ucapanakan diakhiri. Misalnya: “Akhir sekali Akhir kata , Sebelum saya mengakhiri ucapan ” Penutup turut merupakan segmen untuk menyatakan penghargaan, pujian, hasrat dansalam kepada orang yang diraikan juga audien. Penutup juga boleh diakhiri dengan pantun untuk mewujudkan kesan yang lebih menarik. Lafaz perasmian (sekiranya ucapan adalah untuk majlis perasmian) WasalamUCAPAN DUA TARAF HADIRINDihadiri oleh tetamu yang terdiri daripada dua peringkat. Peringkat pertama terdiri daripada Rajayang memerintah/raja muda/Tengku mahkota serta Raja Perempuan/Tengku Ampuan dan RajaPuan Muda. Manakala, peringkat kedua pula dibarisi oleh pemimpin-pemimpin kerajaan, menteri,orang-orang kenamaan, pegawai-pegawai tinggi kerajaan/swasta dan sebagainya.Pendahuluan Dimulakan dengan ucapan menjunjung kasih ke bawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku danpuji-pujian kerana sudi berangkat ke majlis. Memohon keizinan untuk meneruskan ucapan kepada para hadirin. Ucapan alu-aluan kepada tetamu kehormat dan hadirin. Diikuti dengan pembuka kata syukur kepada Allah. Rasa penghargaan dan terima kasih.Isi Dimulakan dengan kata-kata penghadapan- Kata-kata seperti hadirin sekalian, saudarasekalian dan sebagainya bertujuan untuk menarik perhatian audien.Menyentuh hal-hal berkaitan dengan majlis seperti objektif, tema, aktiviti yang dijalankandan kepentingan majlis.Menyentuh isu-isu semasa yang berkaitan dengan majlisPenutup Ucapan penghargaan kepada semua pihak yang terlibat dalam menjayakan majlis. Hasrat dan salam kepada hadirin. Ucapan menjunjung kasih. Wasalam2
Ucapan Alu-aluanPENGENALAN Teks ucapan alu-aluan ialah teks ucapan yang disampaikan oleh tuan rumah dalam sesuatumajlis. Teks ucapan ini selalunya ditulis dengan ringkas tetapi ada juga yang panjangbergantung pada kehendak pihak penganjur majlis. Bahagian Canseleri dan Komunikasi Korporat (BCKK) dipertanggungjawab menyemak danmenyunting teks ucapan perasmian dan teks ucapan alu-aluan Naib Canselor. Deraf teks ucapan perlu dimajukan kepada BCKK dalam tempoh 10 hari bekerja sebelumMajlis atau program di peringkat: Bahagian Fakulti Cawangan Universiti (Istiadat Konvokesyen)Tumpuan teks ucapan alu-aluan: Ucapan penghargaan Ucapan terima kasih (Teks ucapan ini mengandungi ucapan alu-aluan selamat datang danucapan terima kasih kepada tamu kehormat dan para jemputan) Pengharapan terhadap majlis (Dalam teks ucapan alu-aluan juga akan disampaikanharapan pihak penganjur, objektif majlis dan penghargaan kepada orang yang membantumelaksanakan majlis) Kadang kala dalam teks ucapan alu-aluan juga turut dimasukkan laporan kejayaan sesuatuorganisasi atau institusi.Garis Panduan Format Penulisan Rasmisesuatu majlis/program diadakan.3
Teks ucapan alu-aluan: Tidak melebihi lima (5) muka surat Jenis fon: Times New Roman, bersaiz: 18 atau Arial, Saiz: 16 Ruang antara baris – 1.5Penyedia teks perlu melampirkan:Garis Panduan Format Penulisan Rasmi Nama dan Jawatan atau kedudukan dif-dif jemputan (untuk disebut dalam salutasi) Bagi tujuan penyelarasan, hanya British English digunakan untuk teks dalam bahasa Inggerisgunakan.Ucapan PerasmianPENGENALAN Teks ucapan perasmian ialah teks ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat bagisesuatu majlis. Teks ucapan perasmian selalunya lebih panjang daripada teks ucapan alu-aluan. Bahagian Canseleri dan Komunikasi Korporat (BCKK) dipertanggungjawab untuk menyemakdan menyunting teks ucapan perasmian dan teks ucapan alu-aluan Naib Canselor. Deraf teks ucapan perlu dimajukan kepada BCKK dalam tempoh 10 hari bekerja sebelumsesuatu majlis/program diadakan.Majlis atau program di peringkat: Bahagian Fakulti Cawangan Universiti (Istiadat Konvokesyen)4
Teks ucapan perasmian mengandungi ucapan terima kasih kepada tuan rumah yangmengundang, maklumat yang berkaitan dengan majlis, perkembangan institusi yangmengundang dan harapan tetamu. Isi kandungan perlu lebih menyeluruh, bersesuaian serta relevan dengan tujuan danmatlamat acara Pihak yang menyediakan draf teks ucapan harus menyertakan lampiran nama dan jugajawatan/kedudukan dif-dif jemputan, yang ingin dialu-alukan di awal ucapan (Salutasi) Bersesuaian dengan tujuan majlis Relevan dengan matlamat majlis Bagi tujuan penyelarasan, bahan yang disediakan dalam bahasa Inggeris perlu ditulisdengan menggunakan British English sahajaTeks ucapan perasmian: Tidak melebihi sepuluh (10) muka surat Jenis fon: Times New Roman, bersaiz: 18 atau Arial, Saiz: 16 Ruang antara baris – 1.5Garis Panduan Format Penulisan RasmiKandungan teks ucapan perasmian:5
6Garis Panduan Format Penulisan RasmiFormatPenulisanwww.uitm.edu.my
RencanaPENGENALANPeringkat PenulisanSemasa menulis rencana terdapat dua aspek yang perlu diberi perhatian, iaitu bahasa dan isikandungan rencana.BahasaBahasa rencana hendaklah ringkas, tepat dan padat. Biasanya dalam penulisan rencana ayat yangdigunakan ialah ayat penyata. Ayat yang terlalu panjang dan berbelit-belit hendaklah dielakkankerana ayat sedemikian akan menyukarkan kefahaman pembaca.Kandungan RencanaTerbahagi kepada tiga bahagian iaitu pendahuluan, tubuh rencana dan penutup rencana.Pendahuluan Pendahuluan merupakan bahagian pengenalan dalam sesuatu rencana. Untuk menarikminat pembaca, bahagian pengenalan rencana boleh dimulakan dengan unsur-unsur yangmenarik seperti data, madah, peribahasa, persoalan, kecindan dan sedutan kata-kata.Garis Panduan Format Penulisan Rasmi Rencana ialah karangan yang mengandungi maklumat, ulasan, huraian atau penceritaansesuatu perkara yang biasanya berdasarkan fakta-fakta. Fakta-fakta yang dikemukakan biasanya berdasarkan penyelidikan, tinjauan dan rujukanyang dilakukan oleh penulis rencana. Fakta-fakta yang berkaitan juga perlu berdasarkan berbagai-bagai sumber yang mempunyaipertalian atau hubungan dengan topik rencana. Rencana bukanlah bersifat cereka tetapi memberikan tumpuan kepada sesuatu tajuk yangkhusus.Tubuh rencana Tubuh rencana boleh dibahagikan kepada beberapa peranggan yang dapat merangkumikeseluruhan tema rencana.7
Perkembangan ini boleh dilakukan melalui ilustrasi seperti menggunakan angka, fakta, carta,rajah dan sebagainya. Namun begitu, tiga prinsip iaitu kesatuan idea, urutan idea dan penonjolan idea utamaperlu diadakan pada setiap perenggan. Urutan idea pula boleh dikekalkan melalui pengulangan perkataan dan rangkai kata yangsesuai dan berpautan atau penggunaan penanda wacana yang tepat.Penutup rencana Merumuskan isi-isi penting atau membuat kesimpulan tentang penulisan.Garis Panduan Format Penulisan RasmiEMPAT KONSEP PENULISAN RENCANA Perkara yang perlu diambil kira dalam penulisan rencana adalah dengan menekankanempat konsep seperti menarik perhatian (Attention), bertepatan (Relevance), meyakinkan(Confidence) dan memuaskan (Satisfaction). Setiap penulisan itu juga harus memuatkan kaedah pendahuluan (Introduction), isi kandunganyang merangkumi fakta, contoh dan huraian (Body) serta kesimpulan (Conclusion). Penulisan rencana hendaklah tidak melebihi tiga (3) muka surat.BeritaPENGENALAN Berita ialah pelaporan kejadian atau peristiwa yang berlaku berdasarkan fakta-fakta.Berita biasanya ringkas, padat dan tepat; mudah dibaca dan mudah difahami. Beritamemaklumkan khalayak terhadap sesuatu yang berlaku. Penulisan berita hendaklah sekurang-kurangnya enam (6) hingga lapan (8) perenggan. Elemen Penting dalam penulisan berita hendaklah menggunakan teknik penulisan 5W 1H:Who Siapa WhenWhat Apa WhyWhere Di mana How8BilaKenapaBagaimana
Contoh Di Mana (Where):- Galeri Seni Tuanku Nur Zahirah (GESTURZ), UiTM Shah Alam Bila (When):- 01 hingga 05 April 2013 Apa (What):- Maklumat/Info mengenai program/majlis Pameran yang diadakan dengan kerjasamaJabatan Komunikasi Korporat, Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka serta GESTURZ.- Pameran dirasmikan oleh Ketua Polis Selangor, YDH DCP Dato’ Tun Hisan Dato’ Hj Tun Hamzah.- Pameran tersebut menampilkan 20 poster grafik dan tayangan video yang penuh denganelemen komunikasi, seni visual serta psikologi dalam pelbagai komposisi poster grafik yangdinamik dan kreatif.- Hadir sama memeriahkan majlis ialah Naib Canselor, YBhg Dato’ Sri Prof Ir Dr Sahol HamidAbu Bakar, Timbalan Naib Canselor Akademik dan Antarabangsa, Prof Dr Azni Zain Ahmed,Timbalan Naib Canselor Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni, Prof Dr NorsaadahIsmail serta Dekan FKPM, Prof Dr Azizul Halim Yahya. Kenapa (Why)Matlamat/Objektif Program diadakan- Pameran diadakan bertujuan menyampaikan mesej penting bahawa seluruh rakyatMalaysia perlu mempertahankan kedaulatan negara.- Semua poster yang dipamerkan turut dijual bagi tujuan sumbangan amal.- Pameran ini untuk menunjukkan rasa keprihatinan dan penghargaan terhadappengorbanan wira-wira yang berjuang di Lahad Datu, SabahGaris Panduan Format Penulisan Rasmi Siapa (Who):- Fakulti Komunikasi dan Pengajian Media Bagaimana (How):- Huraian mengenai program/majlis/aktiviti yang dijalankan9
a) Memuatkan kenyataan yang diucapkan oleh tetamu kehormat bagi menyokong matlamatatau objektif program.Contoh:Menurut Naib Canselor, sekiranya wira negara di sana berjuang dengan nyawa, keringatdan keberanian, maka kami di sini berjuang secara kreatif melalui penghasilan pelbagaivisual metafora sebagai pembakar semangat kepada perajurit dan rakyat Malaysia.Garis Panduan Format Penulisan Rasmib) Mengarang berita sesuai dengan atur cara program dan mesej yang hendak disampaikandalam program tersebut.10Contoh:Salah seorang anggota Pasukan Keselamatan Negara, Inspektor Mohd Hasnal Jamil, 31,yang menjadi mangsa pengganas Sulu turut dijemput untuk berkongsi pengalamannyasemasa bertugas di Lahad Datu.c) Menyampaikan informasi yang boleh dijadikan teladan atau pengajaran kepada pembaca.Sama ada dalam bentuk penghargaan atau sumbangan.Contoh:Sumbangan amal Tabung Wira Lahad Datu sejumlah RM33,000 daripada pihak UiTM jugadisampaikan kepada Ketua Polis Selangor untuk disalurkan ke Tabung Kebajikan Polis DiRajaMalaysia dan diagihkan kepada keluarga wira negara yang terkorban dalam Ops Daulat diSabah.
Surat RasmiLaras Bahasa Surat RasmiPeranan surat-menyurat sebagai penghubung antara yang jauh dengan yang dekat memang jelasdan dianggap penting walaupun terdapat pelbagai peralatan moden untuk memenuhi keperluanhidup manusia. Justeru, keupayaan menulis dan mengarang surat tertentu harus ditingkatkan keranabukan sahaja perlu untuk menyelesaikan masalah personal, tetapi juga kerap terlibat dengan halpentadbiran, pengurusan dan urusan rasmi kerajaan.Ciri Bahasa Surat RasmiLaras Bahasa surat rasmi ditentukan oleh pemilihan yang dilakukan secara berhati-hati terhadapunsur dan struktur tertentu yang digunakan dalam bahasa. Hal ini melibatkan banyak perkaradan antaranya ialah penggunaan kata ganti nama diri , penggunaan perkataan atau ungkapankhusus, penanda wacana dan sebagainya. Surat rasmi ialah cerminan peribadi seorang penulis.Sekiranya penulis menulis atas nama jabatan atau organisasi, surat rasmi akan membeawa citraorganisasi. Penggunaan budi Bahasa yang elok dan baik akan mengangkat citra organisasiyang diwakilinya (Ismail, 2005).Penggunaan Perkataan atau Ungkapan KhususUngkapan atau perkataan seperti difahamkan, disahkan, dinyatakan, memohon dan maklumanboleh digunakan dalam surat rasmi dan berfungsi sebagai penanda wacana. Hasan Mohd.Ali telah membahagikan penggunaan ungkapan tersebut kepada tiga bahagian mengikutbahagian kerangka surat rasmi, iaitu bahagian pembukaan isi surat, bahagian isi surat danbahagian akhir surat.Garis Panduan Format Penulisan RasmiSurat rasmi ditandai oleh suasana yang formal atau tidak bersahaja walaupun penulis danpenerimanya mengenali antara satu dengan yang lain. Surat ini ditulis adalah untuk urusan rasmiyang berkaitan dengan pentadbiran, pengurusan, perdagangan dan sebagainya.11
Bahagian Pembukaan Isi Surat Merujuk perkara yang tersebut di atas Dengan hormatnya merujuk kepada permohonan tuan/puan Saya diarah menarik perhatian tuan/puan Garis Panduan Format Penulisan RasmiBahagian isi Surat Berdasarkan pada maklumat diatas Adalah diingatkan dengan kebenaran ini Bahagian Akhir Surat Atas kerjasama dan tindakan segera daripada pihak tuan/puan kami mengucapkan ribuanterima kasih Sekian sahaja dimaklumkan dan diharapkan tuan/puan akan hadir untuk menjayakan majlis ini. Semoga permohonan ini mendapat perhatian yang sewajarnya daripada pihak tuan.Terdapat banyak penanda wacana menurut jenis makna dan perkataan yang digunakan dalamsurat rasmi, misalnya:Penanda RujukanContoh :a) merujuk kepada perkara yang tersebut di atas b) Menurut perlembagaan c) (berhubung dengan perkara itu Penanda MaklumanContoh :a) Adalah dimaklumkan (bahawa)b) Sukacita dimaklumkan (bahawa)Penanda Sebab-MusababContoh:a) Berhubung dengan keputusan mensyuaratb) Atas kerjasama puan itu saya 12
HarapanContoh:a) Adalah diharapkan bahawa.b) Harap maklum bahawa Sikap positif- Dihargai- Terima Kasih- Menyampaikan penghargaanSikap Negatif- Dukacita dimaklumkan bahawa- Saya tidak bersetuju dengan cadangan- Pihak kami berhalangan untuk membenarkanPenanda PenamatPenanda ini mengandungi ungkapan yang menunjukkan kandungan akhir surat. Misalnya :a) Sekian, terima kasih.b) Sekian untuk makluman dan tindakan tuanPenggunaan Struktur AyatDalam penulisan surat rasmi, ayat pasif lebih banyak kekerapan penggunaannya jika dibandingkandengan jenis ayat yang lain. Ayat-ayat seperti ini dapat menimbulkan suasana tak peribadi dantidak bersahaja dibandingkan dengan ayat aktif (Husin, 1995). Dalam ayat pasif pelaku tidakperlu disebut. Selain itu, ayat pasif digunakan kerana dalam ayat jenis ini objek lebih dipentingkandaripada bahagian-bahagian lain.Garis Panduan Format Penulisan RasmiPenanda SikapPenanda ini diwujudkan oleh kata-kata emotif (emosi) yang menggambarkan perasaan iaituperasaan sikap positif dan negatif.13
14Garis Panduan Format Penulisan RasmiPanggilanHormatwww.uitm.edu.my
Panggilan HormatPrinsip Penetapan Panggilan HormatPenetapan panggilan hormat ini berasaskan kepada kesesuaian panggilan kepada orang yangdipanggil atau dihormati, sebagai contoh: Yang Amat BerhormatKetua Kerajaan dan Timbalan Ketua Kerajaan Negeri dan Persekutuan dan mereka yangdipilih sebagai wakil rakyat Yang BerhormatPanggilan untuk ahli politik seperti Menteri dan Timbalan Menteri Yang Amat BerbahagiaPembesar-pembesar negara yang membawa gelaran Tun dan orang-orang kenamaanyang menerima gelaran Tan Sri dan Datuk Yang BerbahagiaGolongan KehormatGaris Panduan Format Penulisan Rasmi Yang Amat Mulia / Yang MuliaAnak-anak Raja memerintah dan kerabat Raja yang dianggap oleh masyarakat Melayusebagai golongan yang dimuliakan15
Garis Panduan Format Penulisan RasmiPanggilan-Panggilan Diraja16PenyandangPanggilan HormatYang di-Pertuan AgongSeri Paduka BagindaRaja Permaisuri AgongSeri Paduka BagindaRaja memerintah dan Permaisuri –PermaisuriKebawah Duli Yang Maha Mulia / DuliYang Maha MuliaTengku Mahkota / Raja Muda danTengku Ampuan MahkotaDuli Yang Teramat MuliaBekas Raja Permaisuri Agong danPemangku RajaDuli Yang Maha MuliaAnakanda-Anakanda Raja yangmemerintah dan penerima-penerimagelaran tertentu dalam perlembagaannegeriYang Amat muliaKeluarga DirajaYang Mulia
Panggilan Anggota Badan PentadbiranPanggilan Penjawat Awam EksekutifKetua-Ketua Jabatan Persekutuan & NegeriYang BerusahaPegawai-Pegawai Kanan Persekutuan &NegeriYang BerusahaKetua Hakim NegaraMahkamah PersekutuanPresiden Mahkamah RayuanHakim Besar SemenanjungHakim Besar Sabah dan SarawakYang Amat ArifHakim-Hakim Mahkamah TinggiHakim Mahkamah RayuanHakim Mahkamah PersekutuanHakim Mahkamah SyariahPresiden Mahkamah SeksyenMajistret (di Negeri)Yang ArifGaris Panduan Format Penulisan RasmiPerundangan17
Garis Panduan Format Penulisan RasmiPenerima-Penerima Darjah Kebesaran18Penerima Anugerah yang membawa gelaran TUNYang Amat BerbahagiaPenerima Anugerah yang membawa gelaran TanSri dan DatukYang BerbahagiaPenerima Anugerah Negeri PahangYang HormatPanggilan KeagamaanMuftiSahibus SamahahKadiSahibul FadillahGuru-Guru AgamaAl Fadil / Al UstazMereka yang telah menunaikan Ibadah hajiHajiHajah
Penggunaan Tingkatan / Ketinggian Dalam Panggilan HormatYang Amat BerhormatSeseorang yang paling dihormati dalamkumpulannya seperti Perdana Menteri / Tim.Perdana Menteri, Menteri Besar & KetuaMenteriYang Amat ArifSeseorang yang paling arif dikalangankumpulanya seperti Ketua hakimNegara,Presiden Mahkamah Rayuan, HakimBesar Malaya, hakim Besar sabah dan SarawakYang Amat BerbahagiaIsteri kepada YAB, YAA dan TYT. SeseorangKenamaan yang menerima anugerah tertinggiyang membawa gelaran TUN dan isterinya TohPuanGaris Panduan Format Penulisan RasmiPerkataan AMAT’ pada panggilan hormat telah menjadi kebiasaan tetapi penggunaannyahendaklah sesuai dan selari dengan kedudukan dan jawatan seseorang seperti:19
Panggilan hormat kepada penerima darjah yang memiliki gelaran akademikPanggilan hormat tertentu diperolehi kerana dianugerahkan sesuatu darjah kebesaran, manakalagelaran-gelaran akademik diperolehi setelah mencapai sesuatu tingkat dalam bidang akademik.Anugerah-anugerah tersebut membawa panggilan hormat sedangkan gelaran-gelaran akademiktiada. Oleh itu penggunaan panggilan hormat bagi golongan akademik ialah seperti berikut :Yang Berbahagia Datuk Dr Ibrahim Bin SamadGaris Panduan Format Penulisan RasmiWalau bagaimanapun panggilan hormat untuk mereka yang bergelar Profesor menggunakangelaran akademik mereka sebelum gelaran anugerah yang diterima misalnya:20Yang Berbahagia Prof. Tan Sri Awang Had SallehYang Berbahagia Prof. Diraja Ungku AzizYang Berbahagia Prof. Dato Ismail HusseinPanggilan Hormat untuk Hakim-Hakim dan Senator juga menggunakan gelaran jawatan merekasebelum gelaran anugerah yang diterima misalnya:YAA Hakim Tan Sri Dato Seri Ahmad Fairuz bin Dato Sheikh Abdul HalimYB Senator Tan Sri Dato Haji Mohamed bin Yaacob
Penggunaan kurang tepat panggilan hormat pada penulisan dan sebutanSeringkali diucapkan atau ditulis dalam memo-memo jabatan panggilan hormat sesorang dengandiikuti nama jawatannya tanpa menyebut atau menulis nama penjawat jawatan tersebut. Perkaraini tidak tepat kerana penggunaan panggilan hormat adalah untuk penjawatnya bukan jawatanyang disandang seperti berikut :YBhg. Datuk Ose MurangTimbalan Setiausaha Kerajaan Negeri(Keselamatan, Pentadbiran dan Hal Ehwal Korporat)YBhg. DatukTSUKJabatan Ketua MenteriPanggilan hormat yang kita gunakan ke atas seseorang itu hendaklah tepat dan betul. Penggunaanpanggilan hormat yang salah akan menyinggung perasaan atau merendahkan martabat VIP yangberkenaan.Garis Panduan Format Penulisan Rasmibukannya21
Garis Panduan Format Penulisan Rasmi22PenggunaanTanda Bacawww.uitm.edu.my
Penggunaan Tanda BacaTanda titik atau noktaha. Singkatan bagi gelaran, jawatan, pangkat dan sapaan ditulis menggunakan titik. Sdr.(Saudara) En.(encik) Prof.(Profesor) Kol.(Kolonel)b. Singkatan yang sudah umum ditulis dengan menggunakan titik. Singkatan tiga huruf ataulebih menggunakan titik. Singkatan tiga huruf atau lebih menggunakan satu titik sahaja.Contohnya : b.p.(bagi pihak) s.k.(Salinan kepada) u.p.(untuk perhatian) m.s.(muka surat) dsb.(dan sebagainya) dll.(dan lain-lain) hlm.(halaman) spt.(seperti)Garis Panduan Format Penulisan RasmiContohnya :23
c. Singkatan bagi nama negara, jabatan, institusi, organisasi dan pertubuhan dan peristiwayang terdiri daripada huruf pertama ditulis tanpa titik.Contohnya:JPM DBP SPMSM EON BBMBMRSM TM UMNOPPM SMK PBBGaris Panduan Format Penulisan RasmiGPMSd. Singkatan gelar, jawatan dan sapaan yang terdiri daripada huruf pertama tidakmenggunakan tanda noktah.Contohnya:YAB AMN YBKSU YDPTanda sempang (-)a. Tanda sempang digunakan untuk menulis kata ganda.Contohnya:Surat-surat tiba-tibapelabur-pelaburberbagai-bagaiTercari-cari kedua-duaminum-minum tulis-menulis24
b. Tanda sempang juga digunakan apabila bentuk terikat diikuti oleh kata nama khas yangdimulai dengan huruf amba-Muc. Tanda sempang turut digunakan untuk merangkaikan huruf dengan angka dan angkadengan akhiran –an.Ke-2 tahun 90-anke-100awal 30-anGaris Panduan Format Penulisan RasmiContohnya :25
26Garis Panduan Format Penulisan RasmiSistemPenomboranwww.uitm.edu.my
SistemPenomboran Penomboran muka surat hendaklah memenuhi syarat berikut:- Bahagian permulaan Laporan Akhir, bermula dari halaman judul, hendaklah dinombordengan angka kecil Roman (i, ii, iii dan sebagainya); bahagian teks dan selepasnyahendaklah menggunakan angka Arab (1,2,3 dan sebagainya).- Halaman pertama Laporan Akhir ialah halaman judul, dianggap sebagai muka surat ”i”tetapi tidak ditaip.- Halaman pertama bahagian teks dianggap sebagai halaman ”1” tetapi nombornyatidak ditaip. Begitu juga bagi halaman setiap permulaan Bahagian atau Bab, tidak ditulisnombor muka surat berikutnya.- Jika Laporan Akhir terdiri daripada beberapa bahagian, halaman pemisah bahagianboleh dimasukkan tetapi tidak dinomborkan dan tidak dikira dalam penomboran mukasurat.Penomboran Bab dan Sub-Judul dalam Bab Bab dan sub-judul dalam bab perlu dinomborkan. Bab dinomborkan menggunakanangka besar Roman iaitu BAB I, BAB II, BAB III dan sebagainya dan sub-judul dalam babmenggunakan angka Arab. Struktur penomboran sub-judul dalam bab disusun mengikuturutan tahap sub-judul dan tidak melebihi empat tahap seperti berikut:Garis Panduan Format Penulisan RasmiPenomboran Muka Surat- BAB II Tahap pertama (Judul Bab)- 2.1 Tahap kedua (sub-judul)- 2.1.1 Tahap ketiga (sub-sub-judul) Jika judul bab atau sub-judul pada mana-mana tahap di atas melebihi satu baris, makalangkaunya adalah sama dengan langkau dalam teks.- Sub-judul seterusnya boleh diberi nombor dengan huruf abjad.27
Contoh Penomboran Mengikut BabGaris Panduan Format Penulisan RasmiBAB I .(Judul Bab)1.0Pengenalan1.1.(subjudul)* Jadual 1.1/gambar rajah 1.1/rajah 1.11.1.1 .(subjudul-subjudul)1.2 .1.2.1 .* Jadual 1.2/gambar rajah 1.2/rajah 1.21.2.1.1 .a) .b) .BAB II .(Judul Bab)2.0Pengenalan2.1 .(subjudul)* Jadual 2.1/gambar rajah 2.1/rajah 2.12.1.1 .(subjudul-subjudul)2.2 .2.2.1 .* Jadual 2.2/gambar rajah 2.2/rajah 2.22.2.1.1 .a) .b) .*(Sekiranya berkaitan)28
www.uitm.edu.myGaris Panduan Format Penulisan RasmiPenulisanKata Majmuk29
PenulisanKata MajmukGaris Panduan Format Penulisan RasmiMenurut Kamus Dewan Edisi Ketiga, kata majmuk merupakan dua atau tiga perkataan yangmempunyai satu pengertian. Tatabahasa Dewan Edisi Keempat pula mendefinisikan kata majmuksebagai bentuk yang dihasilkan melalui proses yang merangkaikan dua kata dasar atau lebihyang membawa makna khusus. Kata majmuk dieja terpisah dan bertindak sebagai satu unit, iaitubentuknya tidak boleh menerima sebarang penyisipan unsur lain.30ContohKerusi malas, merupakan kata majmuk kerana tidak dapat disisipkan dengan unsur lain seperti‘yang’.ContohPinggan mangkuk, bukan kata majmuk kerana dapat diselitkan kata hubung ‘dan’.Berikut merupakan contoh Kata Majmuk: kuat kuasatunjuk ajarsapu tangankereta apicampur aduksama adakapal terbangambil alihurus setiaulang kaji
Perbincangan Kata MajmukTerdapat tiga perbincangan yang kata majmuk iaitu: Bentuk yang telah mantapPenggandaan kata majmukPengimbuhan kata majmukBentuk Kata Majmuk Yang Telah Mantap yaGaris Panduan Format Penulisan RasmiTerdapat sebilangan kecil penggunaannya dianggap mantap sebagai satu perkataan yangutuh walaupun mengandungi dua kata dasar.31
Penggandaan kata majmukPenggandaan kata majmuk melibatkan penggandaan unsur pertama kata sahaja. Contohnya; guru-guru besarketua-ketua jabatanbalai-balai rayamenteri-menteri besarGaris Panduan Format Penulisan RasmiSatu kekecualian ialah penggandaan yang melibatkan bentuk yang telah mantap danmelibatkan keseluruhan unsur. Contohnya;32 n Kata MajmukKata majmuk boleh menerima imbuhan untuk menghasilkan kata terbitan.Pengimbuhan kata majmuk terdapat dalam dua bentuk iaitu;1) Apabila menerima imbuhan awalan dan akhiran, ejaannya tetap dieja terpisah.campur adukambil alihtemu bualdaya serapurus niaga bercampur adukmengambil alihditemu bualdaya serapanberurus niaga
2) Apabila menerima imbuhan yang merupakan apitan, ejaannya menjadi bercantum.Contohnya;campur adukdaya serapambil alihurus niaga niagakanSalahBetulantara bangsaantarabangsabumi puterabumiputeraolah ragaolahragapesuruh jayapesuruhjayawarga negarawarganegaraPenulisan Kata MajmukSalahBetulkuatkuasakuat kuasaaturcaraatur caratengaharitengah harisamadasama adakemaskinikemas kinimaklumbalasmaklum balasusahasamausaha samaGaris Panduan Format Penulisan RasmiPenulisan Kata Majmuk Yang Mantap33
Penulisan Penggandaan Kata MajmukSalahBetulbalai raya-balai rayabalai-balai rayamenteri besar-menteri besarmenteri-menteri besarkapal terbang-kapal terbangkapal-kapal terbangnaib canselor- naib canselornaib-naib canselorketua menteri-ketua menteriketua-ketua menteriGaris Panduan Format Penulisan RasmiPengimbuhan Kata Majmuk34SalahBetulbercampuradukbercampur adukdayaserapandaya serapanreka bentukmereka bentukdiurus niagakandiurusniagakanmenyatu padukanmenyatupadukanMohd Nor Firdaus M
Garis Panduan Format Penulisan RasmiEjaanKosa Katawww.uitm.edu.my35
EjaanKosa KataGaris Panduan Format Penulisan RasmiPenggunaan Awalan Pinjaman36SALAHBETULantiagamaantidadahanti-I
Surat Rasmi Laras Bahasa Surat Rasmi Peranan surat-menyurat sebagai penghubung antara yang jauh dengan yang dekat memang jelas dan dianggap penting walaupun terdapat pelbagai peralatan moden untuk memenuhi keperluan hidup manusia. Justeru, keupayaan menulis dan mengarang surat tertentu harus ditingkatkan kerana
