Transcription
Modul 1Pengertian, Tujuan, Jenis, danBentuk LaporanDra. Ida Royandiah, M.Si.PEN D A HU L UA NSetiap unit kerja termasuk perpustakaan, pada umumnya membuat laporantertulis. Laporan tertulis ini dibuat berdasarkan laporan yang dibuat olehsetiap bagian atau subbagian yang ada di perpustakaan. Cara ini dilakukanoleh pimpinan dalam rangka melaksanakan salah satu fungsi manajemenyaitu pengawasan. Dengan pengawasan seperti ini informasi akan diperolehcukup lengkap. Data yang diperoleh kemudian disimpan untuk kemudiandijadikan bahan perbandingan di masa yang akan datang. Denganmembandingkan informasi tersebut maka akan diketahui apakahperpustakaan tersebut mengalami kemajuan atau malah sebaliknya terjadikemunduran.Biasanya cara ini diikuti juga dengan laporan lisan atau bahkandengan pemeriksaan langsung oleh pimpinan. Contoh 1: Pada saatmenyambut kunjungan Rektor di perpustakaan maka pimpinan perpustakaanantara lain akan melihat laporan tertulis yang dibuat oleh bagian pengadaan,pengolahan, dan pelayanan bahan pustaka. Pimpinan melakukan tanyajawab dengan koordinator atau staf (pelaporan lisan), bahkan sering diambilsampel untuk melihat hasil kerja beberapa staf dengan cara memeriksabeberapa buku yang sudah melalui proses pengolahan (pengamatanlangsung). Contoh 2: Dalam hal pembelian buku koleksi perpustakaan.Pimpinan akan melihat daftar buku yang dibeli (laporan tertulis) danmenanyakan apakah buku tersebut benar-benar dibeli sesuai dengan daftar(laporan lisan). Kadang-kadang pimpinan juga akan menanyakan contohbuku yang dibeli (pengamatan langsung). Setelah pimpinan mempunyai datapengukuran hasil kerja yang telah dicapai, baik yang diperoleh dengan carapengamatan langsung, atau yang diperoleh melalui laporan lisan ataupuntertulis maka selanjutnya hasil tersebut perlu dibandingkan dengan standar
1.2Penyusunan Laporan yang ada. Kegiatan ini sebenarnya merupakan kegiatan menilai hasil yangtelah dicapai. Kalau terjadi perbedaan antara hasil yang telah dicapai denganstandar yang diinginkan, maka harus ditentukan apa tindakan pimpinanuntuk memperbaiki penyimpangan tersebut. Dengan demikian laporanmempunyai arti dan peranan yang sangat penting dalam kehidupan sebuahorganisasi. Di dalam Modul 1 ini, yang merupakan pengantar dalam matakuliah Penyusunan Laporan, kita akan membahas topik tentang laporansecara umum, yang meliputi Pengertian, Tujuan, Jenis, dan Bentuk Laporan.“Pengertian dan tujuan” laporan akan kita pelajari dalam KegiatanBelajar Pertama, sementara itu “Jenis dan bentuk laporan” akan kita pelajaridalam Kegiatan Belajar Kedua. Dengan mempelajari kedua kegiatan belajarini, diharapkan Anda dapat menjelaskan tentang:1. Pengertian dan tujuan laporan;2. Jenis dan bentuk laporan.
PUST2138/MODUL 11.3Kegiatan Belajar 1Pengertian dan Tujuan LaporanA. PENGERTIAN LAPORANLaporan merupakan alat bagi pimpinan untuk menginformasikan ataumemberikan masukan untuk setiap pengambilan keputusan yang diambilnya.Oleh karena itu laporan harus akurat, lengkap, dan objektif. Dalamprakteknya, laporan adalah sebuah dokumen yang merupakan produk akhirdari suatu kegiatan. Laporan menyajikan informasi dengan cara yang sangatkhusus. Informasi yang terkandung dalam laporan sesungguhnya telah ditulisdan dikumpulkan dalam kertas kerja. Biasanya kertas kerja jauh lebih banyakvolumenya daripada laporan. Oleh karena itu apabila kertas kerja ini lengkapdan teratur rapi maka penulisan laporan akan jauh lebih mudah.1.Arti LaporanApa yang disebut dengan laporan? Laporan sebenarnya dapatdiartikan sebagai berikut.a. Bentuk penyampaian informasi secara lisan maupun tulisan yang berasaldari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dantanggung jawab yang ada di antara mereka.b. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepadapihak yang lain.Pada dasarnya laporan merupakan gambaran tentang apa (what) yangtelah terjadi, di mana (where) kejadian tersebut berlangsung, bilamana(when) kejadian itu terjadi dan mengapa (why) hal itu terjadi, siapa (who)yang bertanggung jawab terhadap sesuatu yang telah terjadi, serta bagaimana(how) kejadiannya. Konsep ini dikenal dengan istilah SW 1H.Pelaporan merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankankegiatan suatu organisasi, misalnya perpustakaan. Pelaporan inimenyangkut penyampaian informasi dan pemahaman informasi dari satuorang ke orang lain. Dalam hal ini informasi dari bawahan ke atasan danbiasanya juga sebaliknya berupa penyampaian informasi dari atasan kebawahan. Contoh kepala subkoordinator sirkulasi di perpustakaan akanmelaporkan secara rutin kepada koordinator bidang pelayanan, berapa jumlah
1.4Penyusunan Laporan pengguna yang melakukan transaksi peminjaman, berapa buku yangdipinjamkan. Koordinator bidang pelayanan akan meneruskan laporantersebut, tentu saja sesudah dilengkapi dengan data yang lain, kepada kepalaperpustakaan. Kemudian kepala perpustakaan wajib memberikan laporantersebut kepada atasannya, misalnya rektor (di perpustakaan perguruantinggi), atau bupati (di perpustakaan umum tingkat kabupaten). Sebaliknyaapabila kepala perpustakaan memperoleh informasi atau instruksi dariatasannya, harus disampaikan atau diteruskan kepada bawahannya sepertikepada koordinator, kepala subkoordinator, dan akhirnya kepada semuapegawai di perpustakaannya. Dengan demikian maka pelaporan dapatberlangsung dari setiap ujung hierarki, baik dari atas ke bawah maupun daribawah ke atas. Anda dapat membayangkan bagaimana susahnya seorangkepala perpustakaan mengambil keputusan tanpa data atau informasi yangdilaporkan oleh dinatorPelayananStafPerpustakaanGambar 1.1Arus Laporan
PUST2138/MODUL 11.5Secara harfiah, kata laporan yang dalam bahasa Inggrisnya reportberasal dari bahasa latin re (berarti „sarat‟, „mundur‟) dan portare (berarti„membawa‟, „menyampaikan‟), artinya menyampaikan informasi yangdiperoleh sebelumnya secara lengkap. Menurut Himstreet, et al. (1983),laporan adalah “pesan yang disampaikan secara sistematis dan objektif yangdigunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepadabagian lain atau lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan ataumemecahkan persoalan”. Definisi yang kurang lebih sama juga dikemukakanQuible, Johnson, dan Mott (1996).Berdasarkan definisi atau pengertian di atas, kita dapat melihatkarakteristik laporan sebagai berikut.a. Laporan pada umumnya diminta oleh seseorang yang memilikikewenangan lebih tinggi, artinya laporan tersebut ditujukan kepada pihakyang mempunyai kedudukan berada di atas kita.b. Laporan berjalan ke atas dalam struktur organisasi, artinya karenalaporan memang diminta oleh orang yang memiliki kewenangan lebihtinggi maka secara struktural laporan itu datangnya dari bawah naik ke“atas”.c. Laporan ditulis secara sistematis, artinya dalam penyampaian pesan/informasi dilakukan dengan sistematik tertentu dan diorganisasikansecara logis.d. Laporan menekankan objektivitas, yang berarti karena laporandimaksudkan untuk membantu pengambilan keputusan ataupenyelesaian masalah maka dengan sendirinya laporan tersebut harusdibuat secara objektif.e. Laporan disiapkan untuk khalayak yang terbatas, artinya laporan tersebuttidak untuk dibaca setiap orang melainkan hanya mereka yang memilikikewenangan dalam struktur organisasi.2.Arti Penyusunan LaporanPenyusunan laporan adalah suatu kegiatan yang biasa dilakukan didalam lingkungan suatu pekerjaan. Penyusunan laporan ini merupakankegiatan penting dalam suatu sistem informasi di setiap organisasi.Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik kegiatan rutinmaupun kegiatan yang dilakukan sewaktu waktu. Dalam membuat laporansebaiknya pelapor berperan sebagai pembaca sehingga dapat menilai laporanyang disajikan apakah sudah baik dan dapat dimengerti atau belum. Misalnya
1.6Penyusunan Laporan penyusunan laporan pengunjung perpustakaan Universitas Terbuka untuksetiap bulannya. Atau laporan hasil studi banding karyawan perpustakaanUniversitas Terbuka ke perpustakaan digital di Surabaya.B. TUJUAN LAPORANTujuan penyusunan laporan adalah untuk menjadikan informasi yangdisampaikan jelas dan mudah dipahami. Oleh karena itu, materi laporan yangdisampaikan cukup yang perlu diketahui oleh pihak pembaca. Laporan dapatdisampaikan secara tertulis baik dalam bentuk cetakan maupun dalam bentukelektronik. Dalam dunia kerja, laporan berfungsi menghubungkan antarapihak pembuat laporan dan pihak yang membaca laporan. Laporan digunakansecara intern dalam suatu perusahaan untuk melaporkan perkembanganaktivitas perusahaan. Di samping itu, laporan juga digunakan sebagai saranakomunikasi dengan pihak luar. Beberapa laporan berfungsi sebagai catatantetap dan bisa juga berfungsi sebagai jawaban atau pertanyaan yang diajukanuntuk memecahkan suatu permasalahan.Meskipun berbagai tujuan dapat disampaikan melalui laporan, padaumumnya laporan digunakan untuk menyampaikan tujuan yang bersifatumum sebagai berikut.1. Memantau dan mengendalikan suatu kegiatan.2. Membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telahditentukan3. Memenuhi persyaratan.4. Mendokumentasikan kegiatan.5. Merupakan pedoman untuk persoalan tertentu.Berdasarkan uraian terdahulu, dapat dirumuskan bahwa laporanmempunyai fungsi, syarat, dan hambatan sebagai berikut.1.a.Fungsi LaporanFungsi laporan dapat dijabarkan sebagai berikut:Pertanggungjawaban dan pengawasanLaporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang kepadapimpinannya sesuai dengan fungsi tugas yang dibebankan kepada yangbersangkutan.
PUST2138/MODUL 11.7b.Penyampaian informasiSeperti telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan salahsatu alat untuk menyampaikan informasi. Bagi pimpinan yang menerimalaporan tersebut maka laporan merupakan salah satu sumber informasi yangdiperlukan dalam pelaksanaan fungsi dan tugas-tugasnya.c.Bahan pengambilan keputusanDalam pelaksanaan manajemen, pimpinan selalu harus mengambilkeputusan yang diperlukan setiap saat. Untuk keperluan pengambilankeputusan oleh pimpinan diperlukan data atau informasi yang berhubungandengan keputusan yang diambil. Data atau informasi itu berasal dari semuasatuan organisasi atau pejabat di dalam organisasi melalui laporan-laporan.Jadi, laporan-laporan tersebut merupakan data bagi pimpinan untukpengambilan keputusan.d.Sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian,dan koordinasi dengan bagian/unit lain.e.Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukar-menukarpengalaman.2.Syarat-syarat LaporanAgar laporan yang dibuat dapat dengan mudah dibaca dan dimengertimaka laporan tersebut harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.a.Laporan harus benarIsi laporan mungkin berbeda-beda, akan tetapi isi laporan harus dapatdimengerti oleh si penerima. Di samping itu laporan harus dapat memenuhikeinginan yang memintanya. Agar laporan dapat memenuhi fungsinya makalaporan harus memuat informasi yang benar dan objektif. Hal ini berartibahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus yang berhubungandengan masalah yang akan dikemukakan. Kebenaran dari informasi tersebutsangat penting karena hal tersebut sangat berkaitan dengan pengambilankeputusan. Bila informasi dalam laporan tersebut tidak benar maka keputusanyang diambil pun akan salah.Bahan yang dikumpulkan untuk penyusunan laporan mungkin banyaksekali. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan
1.8Penyusunan Laporan dalam menentukan bahan mana yang akan dimasukkan untuk bahanpenyusunan laporan. Kalau banyak laporan yang kurang berhubungan denganpermasalahan yang sedang dilaporkan justru akan mengaburkan persoalanyang sedang dilaporkan. Akibatnya laporan menjadi tidak jelas.Di samping itu, dalam penyusunan laporan pembuat laporan harusmenempatkan dirinya sebagai pembaca atau penerima laporan, sertamenggunakan pandangan sebagai pembaca. Maksudnya agar ia sendiribenar-benar mengerti materi, maupun susunan kalimat, serta istilah-istilahyang digunakan dalam laporan tersebut. Kalau pembuat laporan itu sendiritidak dapat memahami apa yang ditulisnya, tentunya orang lain akan lebihsulit untuk memahaminya. Dalam laporan hendaknya digunakan istilahistilah yang umum dan sederhana tetapi jelas maksudnya. Penggunaankalimat hendaknya jangan terlalu panjang. Hal ini sangat perlu diperhatikanuntuk menjamin fungsi daripada laporan tersebut.b.Laporan harus langsung pada sasaranPerlu disadari bahwa pimpinan mempunyai waktu yang sangat terbatas.Dengan keterbatasan waktu yang dimiliki, hendaknya kita harusmengusahakan agar laporan yang kita buat tidak terlalu panjang sehinggatidak terlalu menyita waktu pimpinan. Hindari penggunaan kata-kata kiasanyang hanya sekadar untuk memberi kesan bahwa laporan tersebut tebal.Sebaliknya, laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas sertalangsung mengenai persoalannya.c.Laporan harus lengkapKelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuanpenyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalahyang dilaporkan. Penyajian dalam bentuk uraian akan lebih lengkap kalauditunjang dengan supporting data (data penunjang) misalnya, data statistik,grafik, skema, dan sebagainya.d.Laporan harus tegas dan konsistenLaporan hendaknya dibuat sedemikian rupa sehingga tidak memberikankesempatan timbulnya masalah atau persoalan baru. Ini berarti bahwa uraianyang dikemukakan harus tegas dan konsisten antara bagian laporan yang satudengan bagian yang lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tetap,
PUST2138/MODUL 11.9artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannyadalam keadaan dan situasi apapun.e.Laporan harus tepat pada waktunyaAgar pimpinan dapat menentukan kebijaksanaan selanjutnya dan dapatmenyelesaikan masalah dengan benar maka ketepatan waktu penyampaianlaporan harus benar-benar diperhatikan.Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikankepada pimpinan. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berartitindakan korektif yang harus diambil ataupun follow up-nya akan mengalamiketerlambatan. Hal ini akan mengakibatkan hal yang negatif pada organisasi.f.Laporan harus tepat penerimaannyaLaporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balikantara yang memberi laporan dengan penerima laporan atau antara atasandan bawahan. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di manapelaksanaan tugas yang telah diberikannya, dan di lain pihak bawahan inginmengetahui atau mendapatkan respons dari atasan atas laporannya sertabagaimana follow up dari laporan tersebut. Oleh karena itu, laporan harusbenar-benar sampai kepada yang memintanya. Laporan yang tidak sampaikepada sasarannya dan sampai kepada orang yang tidak berhak membacanya,akan menimbulkan masalah yang tidak diinginkan, misalnya terjadikebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainyalagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.3.HambatanBeberapa sebab dapat menghambat proses pelaporan dan dapatmenimbulkan kesulitan dalam pelaporan. Sebab-sebab tersebut antara lainsebagai berikut:a. penyajian fakta yang tidak benar dan cenderung memutarbalikkan fakta;b. informasi yang disajikan tidak lengkap;c. organisasinya besar dan rumit;d. kepala perpustakaan kurang menghargai pendapat bawahan;e. bahasa yang tidak lugas dan cenderung berbelit-belit;f. beban psikologis bagi si pelapor (misalnya bawahan);g. laporan dikhawatirkan dapat menambah beban kerja bagi si pelapor.
1.10Penyusunan Laporan LAT IH A NUntuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas,kerjakanlah latihan berikut!1) Coba Anda jelaskan apa yang Anda ketahui tentang PenyusunanLaporan? Berilah contoh penyusunan laporan pada perpustakaanperguruan tinggi!2) Mengapa penyusunan laporan begitu penting kedudukannya dalammanajemen? Apa kira-kira akibat yang akan terjadi jika laporan tidakberjalan dengan baik di suatu perpustakaan?3) Apa yang Anda ketahui tentang pelaporan dan apa fungsi pelaporantersebut dalam manajemen perpustakaan?Petunjuk Jawaban Latihan1.2.3.Anda harus mengerti dan memahami definisi mengenai pelaporan.Anda juga harus mengetahui fungsi pelaporan khususnya bagiperpustakaan perguruan tinggi.Berilah contoh-contoh untuk memperjelas jawaban Anda.Diskusikan jawaban Anda dengan teman Anda.R A NG KU M ANPelaporan merupakan penyampaian informasi kepada pimpinansehingga pimpinan mengetahui apa yang sedang terjadi dan dengandemikian pimpinan tersebut dapat mengambil keputusan serta tindakansecara tepat. Fungsi pelaporan antara lain adalah untuk pertanggungjawaban dan pengawasan, penyampaian informasi, bahan pengambilankeputusan, alat untuk membina kerja sama, dan alat untuk tukar menukarpengalaman. Laporan harus objektif, jelas, langsung pada sasaran,lengkap, tegas dan konsisten, tepat pada waktunya serta tepat kepadayang dituju.
PUST2138/MODUL 11.11TES F OR M AT IF 1Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!1) Di bawah ini termasuk laporan lisan, kecuali .A. mendengar gosip bawahanB. diskusi rutinC. wawancaraD. meminta bawahan untuk melaporkan secara lisan2) Laporan sebenarnya dapat diartikan sebagai .A. bentuk penyampaian informasi secara lisan yang berasal dari luarorganisasiB. bentuk penyampaian informasi secara tulisan yang berasal dari luarorganisasiC. bentuk penyampaian informasi secara lisan maupun tulisan yangberasal dari luar organisasiD. salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satukepada pihak yang lain3) Dalam kehidupan sehari-hari di perpustakaan selalu terjadi komunikasiantara atasan dengan bawahan. Alat untuk menyampaikan informasiadalah seperti berikut, kecuali .A. surat keputusanB. laporanC. pengumumanD. tanda-tanda seperti asap dan lain-lain4) Laporan mempunyai arti penting dalam kehidupan berorganisasi karenalaporan merupakan .A. dokumen yang selalu disimpanB. salah satu bentuk penyampaian informasiC. salah satu koleksi perpustakaanD. dokumen yang isinya harus dirahasiakan5) Di bawah ini merupakan fungsi pelaporan, kecuali .A. pertanggung jawaban dan pengawasanB. bahan untuk pengambilan keputusanC. bahan untuk arsipD. sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama
1.12Penyusunan Laporan 6) Laporan yang dibuat harus mudah dibaca. Oleh karena itu laporan .A. harus benar dan objektifB. harus dirahasiakanC. dapat dibuat seenaknya agar sederhanaD. harus dibuat panjang lebar supaya tebal dan terkesan bagus7) Agar laporan dapat dijadikan dasar untuk menanggulangi masalahtertentu maka laporan tersebut harus .A. diantarkan langsung kepada atasanB. dikirim dengan di agenda terlebih dahulu agar tercatat dengan baikC. disampaikan kepada yang berhak menerima tepat pada waktunyaD. disampaikan kepada atasan kapan saja tanpa terikat waktu8) Agar pelapor dapat menilai laporannya, apakah sudah baik dan dapatdimengerti maka sebaiknya pelapor berperan juga sebagai .A. pembacaB. penulisC. pemberi tugasD. objek pelaporan9) Penyusunan laporan bertujuan untuk menjadikan informasi yangdisampaikan jelas dan mudah dipahami, oleh karena itu materi yangdisampaikan sebaiknya disampaikan .A. selengkap mungkinB. sesingkat mungkinC. cukup yang perlu diketahui pembacaD. sejelas mungkin10) Data dan informasi yang diperoleh pimpinan, kemudian digunakansebagai alat untuk menetapkan sebuah kebijakan organisasi, berdasarkanfungsinya, laporan tersebut berfungsi sebagai alat .A. pertanggungjawaban dan pengawasanB. penyampaian informasiC. penentuan kebijakanD. sebagai arsip
1.13 PUST2138/MODUL 1Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yangterdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaanAnda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.Tingkat penguasaan Jumlah Jawaban yang Benar 100%Jumlah SoalArti tingkat penguasaan: 90 - 100% baik sekali80 - 89% baik70 - 79% cukup 70% kurangApabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapatmeneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%,Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yangbelum dikuasai.
1.14Penyusunan Laporan Kegiatan Belajar 2Jenis dan Bentuk LaporanA. JENIS LAPORAN1.Laporan Berdasarkan KlasifikasiJenis-jenis laporan berkaitan dengan klasifikasi laporan yaitu:a. Menurut formalitasnyaMenurut formalitasnya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakahbersifat formal atau bersifat informal. Pada umumnya, semua laporan dapatdikelompokkan ke dalam laporan formal dan laporan informal. Laporanformal biasanya sangat menekankan objektivitas, organisasi pelaporan harusdibuat sesuai aturan tertentu, data dan fakta yang ditampilkan harus lengkapdan jelas. Analisisnya harus mendalam dan penulisannya menghindaripenggunaan ungkapan-ungkapan yang bersifat personal. Sedangkan laporaninformal biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku.Contohnya laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentukcetakan, bisa kita kelompokkan dalam sebuah bentuk laporan informal.b.Panjang dan pendeknya laporanAda laporan yang hanya ditulis dalam selembar kertas, misalnya memointern. Tapi ada juga sebuah laporan ditulis dalam 30 halaman, misalnyalaporan penelitian. Panjang-pendeknya laporan berkaitan erat dengan formaldan tidak formalnya laporan. Untuk laporan yang informal, cukup ditulisdalam selembar kertas. Sedangkan untuk laporan yang formal paling tidakditulis dalam 30 lembar kertas.2.Laporan Berdasarkan KarakteristikBerikutnya kita dapat melihat karakteristik laporan berdasarkan isi pesanyang dituliskan yaitu:a. Menurut fungsinyaMenurut fungsinya, suatu laporan dapat dibedakan apakah untukmemberikan informasi atau untuk analitis. Laporan informasional adalahlaporan yang memberikan informasi secara objektif mengenai salah satubagian/unit dalam organisasi yang disampaikan kepada bagian/unit laindalam organisasi yang sama. Sedangkan laporan analitis adalah laporan yang
PUST2138/MODUL 11.15menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan. Contoh laporaninformasional adalah laporan tahunan, neraca keuangan bulanan, laporanjumlah buku yang dibeli, dan statistik pengunjung perpustakaan pertahunnya. Sedangkan laporan analitis misalnya berupa laporan hasilpenelitian tentang “Kajian Perpustakaan Digital dalam Rangka MewujudkanPerpustakaan Digital di Perpustakaan Universitas Terbuka”.b.Laporan vertikal atau lateralLaporan vertikal dan laporan lateral, sangat berkaitan dengan ke manadan kepada siapa laporan tersebut akan disampaikan. Sudah kita ketahuibersama biasanya laporan berjalan dari bawah ke atas, bersifat vertikalkarena disampaikan kepada atasan. Fungsi laporan vertikal ini adalah untukmenjalankan salah satu fungsi manajemen yaitu kontrol. Sedangkan laporanlateral, disampaikan kepada unit kerja atau bagian yang berbeda tetapilevelnya sama. Misalnya laporan pembelian buku oleh perpustakaan kepadabagian keuangan pusat. Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemendapat menjalankan koordinasi antarbagian/unit dalam organisasi.c.Laporan eksternal atau internalLaporan internal, disampaikan kepada publik yang berada di dalamlingkungan organisasi bersangkutan. Misalnya laporan keuangan tahunanatau laporan pembelian buku di perpustakaan. Sedangkan laporan eksternaldisampaikan kepada pihak luar organisasi. Misalnya koleksi perpustakaanyang baru ditawarkan, kebijakan-kebijakan peminjaman buku yang baru,sistem peminjaman, jam buka perpustakaan.d.Menurut keasliannyaMenurut keasliannya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritasatau sukarela, apakah publik atau swasta. Laporan otoritas dibuat ataspermintaan pihak lain, sedangkan laporan sukarela, dibuat atas dasarkeinginan sendiri. Sementara itu, laporan swasta adalah laporan yang dibuatperusahaan-perusahaan swasta dan laporan publik dibuat oleh lembagalembaga pemerintah.e.Menurut frekuensinyaMenurut frekuensinya, suatu laporan dapat dibedakan atas dasar apakahlaporan tersebut dibuat secara berkala atau khusus. Laporan berkala, dibuat
1.16Penyusunan Laporan mengikuti jadwal tertentu yang sudah ditetapkan. Misalnya laporan statistikpengunjung perpustakaan harian, mingguan, bulanan atau per semester, dantrimester. Sedangkan laporan khusus dibuat karena situasi atau kejadian yangunik. Misalnya ketika sebuah perusahaan mengalami krisis ekonomi.f.Menurut kegiatan proyekDalam sebuah proyek, terdapat tiga buah laporan yang harus dibuatyaitu, laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.g.Menurut subjeknyaMenurut subjeknya, suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan sumberlaporan. Misalnya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan kredit,laporan pembelian, laporan personalia.h. Menurut pelaksanaan pertemuanMenurut pelaksanaan pertemuan, laporan dapat dibedakan dalam agendaadalah suatu dokumen yang ditulis sebelum pertemuan berlangsung. Agendaini mencakup jadwal pelaksanaan, topik yang akan dibahas. Resolusi adalahlaporan singkat berupa hasil pertemuan, sedangkan notulen adalah laporanlengkap selama pertemuan berlangsung.Untuk lebih jelasnya, kita dapat melihat lebih jelas mengenai jenislaporan berdasarkan karakteristik formal dan informal pada Gambar 1.2berikut ini. Gambar ini menunjukkan, pada bagian atas adalah laporan yangbersifat formal, semakin menuju ke bawah semakin tidak formal. Laporanyang dibuat secara berkala atau laporan rutin dikelompokkan sebagai laporaninformal karena pembuatan laporan tersebut dibuat berdasarkan jangka waktutertentu seperti laporan mingguan atau laporan harian. Sedangkan laporanyang panjang merupakan laporan formal karena tidak mungkin setiap hariatau setiap minggu membuat laporan panjang. Misalnya, laporan mengenaistatistik pengunjung perpustakaan harian dan mingguan untuk laporaninformal. Sedangkan untuk laporan formalnya dibuat laporan pengunjungperpustakaan per semester atau per tahun. Untuk lebih jelasnya kitaperhatikan saja gambar berikut ini.
1.17 PUST2138/MODUL 1FORMALPenelitian IlmiahLaporan RingkasLaporan PanjangMemo Laporan Tak RutinLaporan SuratLaporan TerformatMemo Laporan BerkalaINFORMALGambar 1.3Kontinum Formalitas LaporanSumber: Himstreet, et al. (1993)Jadi, dalam hal menentukan format dan panjang pendeknya laporan, ataumenentukan formatnya formal atau informal, sangat tergantung pada laporanapa yang ingin kita tulis dan siapa yang menulis. Hal ini dikarenakan adanyaorang yang ingin menuliskan banyak informasi, tapi dia tidak mampumengungkapkannya dalam tulisan sehingga laporan yang dibuatnya singkatsaja.B. BENTUK PELAPORANSesuai dengan volume materi laporan dibedakan dalam dua bentuk, yaitulaporan ringkas dan laporan lengkap atau laporan panjang. Gaya dan formatlaporan yang akan kita buat tergantung pada bentuk laporan yang akan kitatulis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di bawah ini.
1.18Penyusunan Laporan Tabel 1.1Organisasi, Format, dan Gaya LaporanFaktorPerintahSIAPA?Bidang APA?KAPAN dibuat?Dikirim kinanLaporan sukarela yangdisiapkan atas inisiatifpenulis; laporan resmiyang disiapkan ataspermintaan orang lainLaporan penjualan,kebijakan penggajian,rencana tindakan,penelitian, proposalrekayasa, laporankemajuanRutin, yang meliputilaporan harian, laporanmingguan, laporanbulanan, laporantriwulan dan laporantahunan; laporankhusus yangdisesuaikan dengankebutuhan tertentuLaporan internaldisiapkan untuklingkungan internorganisasi; laporaneksternal dikirimkepada orang di luarorganisasiLaporan informasional;laporan analitis yangmemberikan analisis,interpretasi, kesimpulandan kadang-kadangrekomendasiPembaca reseptif;pembaca skeptisImplikasi pada gaya, format, danorganisasiMembutuhkan pengantar untukmenjelaskan tujuan laporan (untuklaporan sukarela); laporan resmi tidakbegitu mementingkan pengantar karenadibuat untuk memenuhi permintaanPenyajian ditentukan oleh sifat bidanglaporan (misalnya informasi statistikresmi yang dirangkum dalam formattabular)Untuk laporan rutin ada format standaryang memungkinkan pembandingansatu periode dengan periode lainnya danperlu sedikit informasi latar belakangdan informasi transisional; untuklaporan khusus tidak ada standarisasitapi membutuhkan sedikit latar belakangdan informasi transisionalLaporan internal relatif informal yangditulis dalam bentuk memo ataumanuskrip; laporan eksternal relatifbernada resmi dan ditulis dalam bentuksurat atau manuskripLaporan informasional diorganisasikanberdasar subtopik; laporan analitisdiorganisasikan berdasarkesimpulan/rekomendasi atau logikaargumentasiUntuk pembaca reseptif disusun dalamurutan langsung; untuk pembaca skeptisdisusun dalam urutan tidak langsungSumber: Yosal Iriantara (2008), Bovee dan Thill (1989)
PUST2138/MODUL 11.19Dengan memperhatikan tabel di atas, kita dapat menyimpulkan bahwapilihan kita terhadap bentuk atau gaya, format dan pengorganisasian laporansangat tergantung pada perintah siapa laporan dibuat dan hendakdisampaikan kepada siapa laporan tersebut. Dengan perbedaan dua hal itusaja akan membedakan bentuk atau format, gaya dan pengorganisasianlaporan yang kita buat. Jadi pilihan bentuk atau gaya, format danpengorganisasian laporan sama sekali bukan bergantung pada pilihan pribadikita sendiri sebagai penulis laporan, akan tetapi mengikuti kebutuhan daripenyusunan laporan itu sendiri.C. PENGORGANISASIAN LAPORAN ANALISISLaporan analisis berbeda dengan laporan informasional yaitu dalam halpenentuan tujuan. Laporan informasional bertujuan untuk mendidikpenerima, sedangkan laporan analitis dirancang untuk melakukan persuasikepada pembaca agar mereka dapat menerima suatu kesimpulan ataurekomendasi. Dalam laporan analitis, unsur informasi memainkan perananyang penting.Laporan analisis umumnya ditulis untuk memberikan tanggapanterhadap munculnya kondisi-kondisi tertentu yang terjadi dalam suatuorganisasi.Apapun jenis laporan analitis yang kita susun, kita harus mulai denganmenyusun ide-ide sehingga pembaca merasa yakin terhadap pemikiran yangkita sampaikan. Laporan ana
Penyusunan laporan adalah suatu kegiatan yang biasa dilakukan di dalam lingkungan suatu pekerjaan. Penyusunan laporan ini merupakan kegiatan penting dalam suatu sistem informasi di setiap organisasi. Menyusun laporan merupakan tugas akhir suatu kegiatan, baik kegiatan rutin maupun kegiatan yang dilakukan sewaktu waktu.
